Du hast dich für HubSpot entschieden und möchtest dein CRM jetzt optimal einrichten? Dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen – von der Account-Erstellung bis zur ersten automatisierten Pipeline.
Schritt 1: Account erstellen und Grundeinstellungen
Registriere dich unter hubspot.com für das kostenlose CRM. Nach der Anmeldung landest du im Setup-Wizard. Hier legst du Firmenname, Branche und Teamgröße fest. Wichtig: Stelle unter Einstellungen → Account-Standardwerte direkt die richtige Zeitzone und Währung (EUR) ein. Aktiviere unter Datenschutz die DSGVO-Funktionen – das fügt automatisch Cookie-Banner und Einwilligungsfelder zu deinen Formularen hinzu.
Schritt 2: Kontakte importieren
Unter Kontakte → Importieren kannst du bestehende Daten aus CSV-Dateien, einem anderen CRM oder direkt aus Gmail/Outlook importieren. Achte beim Import darauf, dass E-Mail-Adressen als Pflichtfeld gesetzt sind – sie dienen als eindeutiger Identifier. Nutze das Mapping-Tool, um deine Spalten den HubSpot-Eigenschaften korrekt zuzuordnen. Tipp: Bereinige deine Daten vor dem Import von Duplikaten.
Schritt 3: Deal-Pipeline konfigurieren
Die Deal-Pipeline ist das Herzstück deines Vertriebsprozesses. Gehe zu Einstellungen → Objekte → Deals und passe die Standard-Pipeline an deine Vertriebsphasen an. Typische Phasen für B2B sind: Erstgespräch → Bedarfsanalyse → Angebot erstellt → Verhandlung → Gewonnen/Verloren. Definiere für jede Phase eine Gewinnwahrscheinlichkeit, damit HubSpot realistische Forecasts berechnen kann.
Schritt 4: E-Mail-Integration verbinden
Verbinde dein E-Mail-Konto unter Einstellungen → Allgemein → E-Mail. HubSpot unterstützt Gmail, Outlook und generische IMAP-Konten. Nach der Verbindung werden E-Mails automatisch den richtigen Kontakten zugeordnet. Aktiviere das E-Mail-Tracking, um zu sehen, wann Empfänger deine Nachrichten öffnen – ein mächtiges Feature für den Vertrieb.
Schritt 5: Erste Automatisierungen einrichten
Selbst im kostenlosen CRM kannst du einfache Automatisierungen nutzen. Erstelle unter Automatisierung → Workflows (im Starter-Plan) Regeln wie: „Wenn ein Deal die Phase ‚Angebot erstellt‘ erreicht, sende eine Follow-up-E-Mail nach 3 Tagen“. Nutze die vordefinierten Templates als Startpunkt und passe sie an deinen Prozess an.
Schritt 6: Dashboard und Reporting
Erstelle unter Berichte → Dashboards ein individuelles Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen: offene Deals, Pipeline-Wert, Abschlussquote und Aktivitäten pro Mitarbeiter. HubSpot bietet zahlreiche vorgefertigte Report-Templates, die du per Klick zu deinem Dashboard hinzufügen kannst.
Nächste Schritte
Mit diesen sechs Schritten hast du ein solides CRM-Fundament. Als nächstes solltest du Lead-Scoring einrichten (ab Professional), dein Team einladen und Berechtigungen definieren sowie Integrationen zu Tools wie Slack, Zoom oder deinem Buchhaltungstool verbinden. In unserem ausführlichen HubSpot Test findest du alle Features im Detail.
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