CRM-Software Vergleich

Das hängt davon ab, woran es hakt. Wenn ein dauerhaft kostenloser Einstieg zählt, kommen Zoho CRM (3 Benutzer), Salesforce (Kostenlose Suite für zwei Nutzer:innen), HubSpot (2 Benutzer, 1.000 Kontakte) und CentralStationCRM (Starter für 3 Nutzer:innen und 200 Kontakte) infrage. Wenn der günstigste Bezahltarif zählt, starten Zoho CRM und Pipedrive bei 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Wenn eine Zusage über eine Speicherung ausschließlich in Deutschland entscheidend ist, bleibt in diesem Testfeld nur CentralStationCRM.

In diesem Testfeld reicht die Spanne von 0 € (Gratis-Tarife mit Nutzer- und Kontaktlimits) über 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Zoho CRM Standard, Pipedrive Lite) bis 550 € pro Benutzer und Monat (Salesforce Max, jährlich). Zwei Bezugsgrößen weichen ab: CentralStationCRM rechnet je Paket ab – 24 € pro Monat für drei Nutzer:innen –, und monday CRM ist erst ab drei Benutzern buchbar, also ab 36 € pro Monat. Bei HubSpot kommt ab dem Tarif Professional ein einmaliges Pflicht-Onboarding von 1.470 € hinzu, ab Enterprise 3.420 €.

Vier: Zoho CRM für 3 Benutzer, Salesforce mit der Kostenlosen Suite für bis zu zwei Nutzer:innen (ohne Ablaufdatum, solange man sich mindestens alle 60 Tage anmeldet), HubSpot mit kostenlosen Tools für 2 Benutzer und bis zu 1.000 Kontakte sowie CentralStationCRM mit dem Starter-Paket für 3 Nutzer:innen und 200 Kontakte. Pipedrive und monday CRM haben keinen kostenlosen Dauertarif – beide bieten 14 Tage Test ohne Kreditkarte.

Weil der Anbieter je Paket abrechnet und nicht pro Nutzer:in. Das Team-Paket kostet 24 € pro Monat und deckt drei Nutzer:innen sowie 3.000 Kontakte ab, zuzüglich Mehrwertsteuer. Die nächste Stufe ist Small Office mit 75 € pro Monat für zehn Nutzer:innen – dazwischen gibt es keine Stufe. Wer zu viert arbeitet, zahlt deshalb denselben Preis wie ein Zehnerteam. Alle Pakete haben laut Anbieter denselben Funktionsumfang und unterscheiden sich nur bei Nutzer:innen, Kontakten und Speicher.

Weil im Auswahlfeld für die Teamgröße drei die kleinste Option ist. Der ausgewiesene Preis von 12 € gilt pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, ist aber nie allein buchbar. Der kleinste tatsächlich buchbare Betrag liegt bei 3 × 12 € = 36 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung beziehungsweise 3 × 18 € = 54 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung.

Von den sechs verglichenen Systemen sagt nur CentralStationCRM eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu (laut FAQ Rechenzentren in Süddeutschland); Dateianhänge liegen laut AGB 19.6 ausschließlich in Deutschland. Pipedrive führt Frankfurt als einen von mehreren Standorten und weist darauf hin, dass Firmenaccounts in unterschiedlichen Rechenzentren liegen können. HubSpot betreibt ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt, aber nur für zahlende Kunden. Zoho ordnet EU-Kunden Amsterdam und Dublin zu. Salesforce bietet eine EU Operating Zone, monday.com eine eigene EU-Datenregion – deren Tarifbindung der Anbieter nicht ausweist.

Bei drei der sechs Systeme ist der Monatspreis bei Jahresabrechnung niedriger. Zoho CRM kostet 14 statt 20 € pro Benutzer und Monat, Pipedrive 14 statt 24 € pro Nutzerprofil und Monat, monday CRM 12 statt 18 € pro Benutzer und Monat. Salesforce nennt für die Starter Suite 25 € unabhängig vom Abrechnungsmodus, Pro Suite und die höheren Stufen werden jährlich abgerechnet. CentralStationCRM rechnet ausschließlich monatlich je Paket ab. Achten Sie beim Vergleichen darauf, dass beide Angebote denselben Modus verwenden.

Aus fünf gewichteten Teilwertungen: Funktionsumfang (25 %), Preis & Transparenz (25 %), Bedienbarkeit & Sprache (20 %), DSGVO & Standort (15 %) und API & Skalierbarkeit (15 %). Bewertet wird nur, was der Anbieter öffentlich belegt. Einrichtungsdauer, Lernkurve und fremde Nutzerbewertungen fließen nicht ein, weil wir sie nicht messen. Bei Punktgleichheit entscheidet das Preis-Leistungs-Verhältnis – deshalb steht Zoho CRM trotz identischer 7,9 vor Salesforce.