CentralStationCRM einrichten 2026: Anleitung Schritt für Schritt

Um CentralStationCRM einzurichten, meldest du dich ohne Zahlungsdaten an, legst Personen und Firmen an oder holst sie über den Excel-Importassistenten ins System, führst Verkaufschancen im Reiter „Angebote“ mit Pipeline-Ansicht, hinterlegst deine persönliche Ablage-Adresse für E-Mails, lädst dein Team mit passenden Rechten ein und schließt im Account den AV-Vertrag ab. Die Menüpfade in dieser Anleitung stammen aus dem offiziellen Hilfe-Center des Anbieters.

Stand: 13. Oktober 2026 – Menüpfade laut hilfe.centralstationcrm.de.

Ausgangslage: 30 Tage Test, danach Starter oder Paket

Die Anmeldung startet einen 30-tägigen Test ohne Angabe von Zahlungsdaten. Nach Ablauf schreibt dir der Anbieter eine Mail. Wer nicht reagiert, hat keinen Vertrag; ein Vertrag kommt laut FAQ der Preisseite erst zustande, wenn du Zahlungsdaten eingibst. Danach geht es entweder mit dem kostenlosen Starter-Paket (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte, 100 MB Speicher) oder einem bezahlten Paket weiter. Alle Pakete haben laut Anbieter den gleichen Funktionsumfang und unterscheiden sich nur bei Nutzer:innen, Kontakten und Speicher – alles in dieser Anleitung funktioniert also auch im Starter-Paket. Was die bezahlten Pakete kosten und wo die Stufen liegen, steht auf unserer Anbieterseite zu CentralStationCRM.

Die wichtigsten Stellen im Überblick:

Aufgabe	Wo in CentralStationCRM	Hinweis
Person oder Firma anlegen	Reiter Status, Personen oder Firmen → „Person anlegen“ / „Firma anlegen“	Firma lässt sich beim Anlegen der Person mit anlegen
Excel-Liste importieren	Personen- oder Firmenübersicht → rechte Spalte „Daten importieren“ → „Excel-Datei“	.xlsx, .xls oder .ods
Verkaufschancen führen	Reiter „Angebote“ → „Zur Pipeline-Ansicht wechseln“	Standardphasen Offen, Gewonnen, Verloren
Eigene Phasen und Pipelines	Zahnrad → Accounteinstellungen → „Pipelines verwalten“	mindestens Co-Inhaber-Rechte
E-Mail-Ablage-Adresse	Zahnrad → „Meine Einstellungen“	per BCC oder Weiterleitung
Nutzer und Rechte	Zahnrad → Accounteinstellungen → „Nutzer verwalten (Zugang und Rechte)“	nur Inhaber und Co-Inhaber
AV-Vertrag	Zahnrad → Accounteinstellungen → „Auftragsdatenverarbeitung (DSGVO)“	elektronisch, ohne Gegenzeichnung

Schritt 1: Personen und Firmen anlegen

Einzelne Kontakte legst du über die Reiter Status, Personen oder Firmen an – mit den Schaltflächen „Person anlegen“ bzw. „Firma anlegen“. Die Hilfe empfiehlt, mit „Person anlegen“ zu beginnen: Dabei kannst du die zugehörige Firma direkt mitanlegen, und beide Datensätze sind sofort verknüpft. Die Startseite, die du nach dem Login siehst, heißt übrigens „Status“.

Schritt 2: Bestehende Kontakte per Excel importieren

Für größere Bestände öffnest du die Personen- oder Firmenübersicht und klickst in der rechten Spalte auf „Daten importieren“ und dann auf „Excel-Datei“. Der Excel-Importassistent hat zwei Schritte. Der Import-Artikel der Hilfe nennt die Formate .xlsx, .xls und .ods. Achte auf drei Dinge:

• Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten.
• Eine Zeile entspricht einer Person. Steht in derselben Zeile eine Firma, legt der Import beide Datensätze an und verknüpft die Person automatisch als Mitarbeiter:in mit der Firma. Personen und Firmen musst du also nicht getrennt importieren.
• Im zweiten Schritt ordnest du links die Personendaten und rechts die Firmendaten den CRM-Feldern zu und startest mit „Import starten“.

Geht etwas schief, lässt sich der Import laut Hilfe rückgängig machen. Neben Excel gibt es Importwege für vCard, LinkedIn und iCloud.

Schritt 3: Angebote und Pipeline einrichten

Verkaufschancen heißen in CentralStationCRM Angebote und haben einen eigenen Reiter. Ein Angebot hat standardmäßig einen Geldwert, ein Zieldatum und eine Wahrscheinlichkeit, die in 5-Prozent-Schritten gesetzt wird, dazu eine Phase. Über „Zur Pipeline-Ansicht wechseln“ siehst du alle Angebote nach Phasen und verschiebst sie per Drag-and-drop. Ab Werk gibt es die drei Phasen Offen, Gewonnen und Verloren.

Eigene Phasen und weitere Pipelines legst du unter Zahnrad → Accounteinstellungen → „Pipelines verwalten“ an. Dafür brauchst du mindestens Co-Inhaber-Rechte. Jede Phase bekommt einen der Typen Standard, Gewonnen oder Verloren. Sind Geldwert und Zieldatum gepflegt, zeigt CentralStationCRM einen Forecast als Balkendiagramm nach Monaten.

Schritt 4: E-Mails im CRM ablegen

Jede Nutzerin und jeder Nutzer hat eine persönliche Ablage-Adresse im Format IhrName-1234@mailin.centralstationcrm.net. Du findest sie unter Zahnrad → „Meine Einstellungen“. Ausgehende Mails legst du ab, indem du diese Adresse in BCC setzt; klickst du im CRM auf eine Mail-Adresse, wird sie automatisch eingetragen. Eingehende Mails leitest du an die Adresse weiter – immer nur eine Mail auf einmal. Zugeordnet wird die Mail, wenn die Absender- bzw. Empfängeradresse beim Kontakt im CRM hinterlegt ist. Für Rundmails an bis zu 30 Personen gibt es in der Personenübersicht unter „Aktionen“ den Punkt „E-Mail schreiben“.

Schritt 5: Aufgaben und Kalender

Aufgaben legst du auf Personen-, Firmen- und Angebotsseiten im Bereich „Aufgaben & Termine“ an oder ohne Bezug im Bereich „Aufgaben“. Du setzt ein Fälligkeitsdatum, eine verantwortliche Person und kannst kommentieren. Erledigen und Löschen sind laut Hilfe zwei verschiedene Aktionen – lösche eine Aufgabe also nicht, nur weil sie abgearbeitet ist. Aufgaben und Angebote lassen sich als Kalender-Abo in Google, Outlook, Apple oder Thunderbird einbinden (bei den Aufgaben in der rechten Spalte unter „Kalenderintegration“). Das Abo ist nur lesend, Änderungen im Kalender wandern also nicht zurück ins CRM. Datumsfelder wie Geburtstage erscheinen eine Woche vorher in der wöchentlichen E-Mail-Zusammenfassung.

Schritt 6: Team einladen und Rechte vergeben

Nutzer:innen verwaltest du unter Zahnrad → Accounteinstellungen → „Nutzer verwalten (Zugang und Rechte)“; das dürfen nur Account-Inhaber und Co-Inhaber. Es gibt vier Berechtigungsstufen:

• Account-Inhaber: genau eine Person; nur sie kann den Account kündigen oder löschen.
• Co-Inhaber: alles außer Kündigen und Löschen des Accounts.
• Erweiterte Rechte: keine Accounteinstellungen, höchstens zehn Kontakte gleichzeitig löschen.
• Normale Rechte: nichts löschen, kein Massenexport, keine vertraulichen Notizen, eigene Notizen nur 60 Minuten lang bearbeitbar.

Neue Nutzer:innen starten mit normalen Rechten; ändern kannst du das über „Rechte bearbeiten“. Wer bestimmte Kontakte nur für einen Teil des Teams sichtbar machen will, nutzt das Gruppensystem.

Schritt 7: Tags und Filter

Tags vergibst du in der rechten Box der Detailansicht oder für viele Kontakte auf einmal über „Aktionen → Taggen“. Mehrere Tag-Filter sind UND-verknüpft; ODER-Verknüpfungen und Ausschlüsse findest du in den erweiterten Filtern. Filter lassen sich speichern, sodass du wiederkehrende Listen nicht jedes Mal neu bauen musst.

Schritt 8: Mobil arbeiten

CentralStationCRM läuft im Browser, eine App ist nicht Pflicht. Die Android-App bietet laut Hilfe Offline-Verfügbarkeit sowie Kontakt- und Kalender-Sync, die iOS-App hat keinen Kontakt- und Kalender-Sync.

Schritt 9: AV-Vertrag abschließen und Datenstandort

Wer personenbezogene Daten im CRM speichert, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung – einen deutschen Serverstandort verlangt die DSGVO nicht, und verantwortlich bleibt dein Unternehmen. Den AV-Vertrag schließt du direkt im Account unter Zahnrad → Accounteinstellungen → „Auftragsdatenverarbeitung (DSGVO)“ ab, elektronisch und ohne Gegenzeichnung. Den Mustertext kannst du vorab öffentlich unter centralstationcrm.de/avv lesen.

Zum Standort sagt der Anbieter eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu: Stammdaten von Kontakten und Angeboten sowie Dateianhänge lägen auf eigenen Servern in Deutschland, eine Übermittlung in weitere Länder erfolge nicht. Als Unterauftragnehmer nennt der AVV drei deutsche Dienstleister (Core-Backbone, Hetzner, Telekom), teils nur für Backups. Zusätzlich gibt es tägliche Backups und eine Zwei-Faktor-Anmeldung, die du beim Einrichten gleich mit aktivieren kannst.

Einordnung

CentralStationCRM kommt in unserer Bewertung auf Platz 5 mit einem BuddyScore von 7,0/10. Stark ist es bei Bedienbarkeit und Sprache (9 von 10), schwach beim Funktionsumfang (5) und bei API und Skalierbarkeit (4). Wie die Teilwerte zustande kommen, erklärt So testen wir; alle sechs bewerteten Systeme stehen in der Rangliste der CRM-Anbieter.

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