Bestes CRM für kleine Unternehmen 2026: Auswahl nach Teamgröße

Welches CRM für ein kleines Unternehmen passt, entscheiden vor allem Teamgröße, Budget, Funktionsbedarf und Datenstandort. In unserer Bewertung von sechs CRM-Systemen liegen Zoho CRM und Salesforce mit je 7,9 von 10 vorn – Zoho auf Platz 1, weil unsere Methodik Gleichstände über die Teilnote Preis & Transparenz auflöst (9 zu 6). Es folgen Pipedrive (7,6), HubSpot (7,5), CentralStationCRM (7,0) und monday CRM (6,8). Für ein bis zwei Personen gibt es vier Gratis-Tarife, ab vier Personen wird die Abrechnungslogik wichtiger als der Listenpreis.

Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.

Die sechs bewerteten Systeme

Platz	Anbieter	BuddyScore	Dauerhaft kostenlos	Günstigster bezahlter Tarif
1	Zoho CRM	7,9/10	3 Benutzer	14 € pro Benutzer (Standard, jährlich; 20 € monatlich), zzgl. lokaler Steuern
2	Salesforce	7,9/10	bis zu 2 Nutzer:innen	25 € pro Benutzer (Starter Suite, monatlich oder jährlich)
3	Pipedrive	7,6/10	nein (14 Tage Test)	14 € pro Nutzerprofil (Lite, jährlich; 24 € monatlich), exkl. MwSt.
4	HubSpot	7,5/10	bis zu 2 Benutzer, 1.000 Kontakte	20 € pro Lizenz (Starter, regulär)
5	CentralStationCRM	7,0/10	3 Nutzer:innen, 200 Kontakte	24 € je Paket für 3 Nutzer:innen (Team), zzgl. MwSt.
6	monday CRM	6,8/10	nein (14 Tage Test)	36 € für 3 Benutzer (Basic, 3 × 12 €, jährlich; 54 € monatlich), zzgl. Steuern

Wie die Punkte zustande kommen, erklärt So testen wir. Die vollständige Begründung je Anbieter steht in der Rangliste der CRM-Anbieter; dieser Artikel ordnet die sechs nach typischen Situationen kleiner Unternehmen.

Allein oder zu zweit

Für eine oder zwei Personen reicht oft ein Gratis-Tarif. Zwei Personen decken die Kostenlose Suite von Salesforce (Anmeldung mindestens alle 60 Tage) und die kostenlose Version von HubSpot (1.000 Kontakte) ab, drei Personen Zoho CRM und das Starter-Paket von CentralStationCRM (200 Kontakte). Beachte bei HubSpot: Kunden, die ausschließlich kostenlose Dienste nutzen, werden einem Rechenzentrum in den USA zugewiesen; Frankfurt gibt es nur für zahlende Kunden. monday CRM kommt für Solo-Selbstständige praktisch nicht infrage, weil mindestens drei Plätze gebucht werden müssen. Alle Gratis-Grenzen nebeneinander zeigt unser Vergleich kostenloser CRM-Systeme.

Genau drei Personen

Bei drei Personen sind Zoho CRM Free und CentralStationCRM Starter die beiden Gratis-Optionen; bei CentralStationCRM aber nur bis 200 Kontakte, danach kostet das Team-Paket 24 € im Monat für alle drei. Pro Nutzer gerechnet kosten drei Plätze bei jährlicher Abrechnung: monday CRM Basic 36 € (3 × 12 €), Zoho CRM Standard 42 € (3 × 14 €), Pipedrive Lite 42 € (3 × 14 €), HubSpot Starter 60 € (3 × 20 €) und Salesforce Starter Suite 75 € (3 × 25 €). HubSpot Free und die Kostenlose Suite von Salesforce reichen hier nicht mehr, sie enden bei zwei Personen.

Vier bis zehn Personen

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Paket- und Sitzlogik. CentralStationCRM hat zwischen 3 und 10 Nutzer:innen keine Stufe: Ab der vierten Person kostet Small Office 75 € im Monat, egal ob vier oder zehn Leute damit arbeiten. Zum Vergleich bei jährlicher Abrechnung:

Teamgröße	CentralStationCRM	Zoho CRM Standard	Pipedrive Lite	monday CRM Basic	HubSpot Starter
4 Personen	75 €	56 € (4 × 14 €)	56 € (4 × 14 €)	60 € (5er-Stufe, 5 × 12 €)	80 € (4 × 20 €)
5 Personen	75 €	70 € (5 × 14 €)	70 € (5 × 14 €)	60 € (5 × 12 €)	100 € (5 × 20 €)
10 Personen	75 €	140 € (10 × 14 €)	140 € (10 × 14 €)	120 € (10 × 12 €)	200 € (10 × 20 €)

Bei monday CRM folgt auf die Teamgröße 5 die Stufe 10; wer sechs Plätze braucht, bucht also zehn. HubSpot Starter erlaubt höchstens zehn Lizenzen – ab dem elften Platz ist Professional nötig (90 € pro Lizenz bei jährlicher, 100 € bei monatlicher Abrechnung) samt Pflicht-Onboarding, laut HubSpot-Produktkatalog für den Sales Hub 1.470 € einmalig. Was die Tarife darüber hinaus kosten, rechnet unser Ratgeber CRM Kosten durch.

Vertriebsteams mit Automatisierung

Die günstigsten Tarife sind nicht gleich ausgestattet. Wer E-Mails im CRM und automatische Abläufe braucht, sollte die Tarifschwellen kennen:

• Pipedrive: E-Mail-Sync und Automationen gibt es ab Growth (39 € jährlich bzw. 49 € monatlich pro Nutzerprofil), zusätzliche Dashboards ab Premium.
• monday CRM: Basic hat keine Automatisierungen; Standard bringt 250 pro Monat und die Funktion Emails & Activities, das Sales Dashboard gibt es ab Pro.
• HubSpot: Eigene Pipelines und Phasen-Automation gibt es ab Starter, Workflows, Sequenzen und das Forecast-Tool erst ab Professional.
• Zoho CRM: KI-Agenten stehen ab Professional in der Preistabelle, der KI-Vertriebsassistent Zia ab Enterprise.
• CentralStationCRM: alle Pakete mit gleichem Funktionsumfang; der Funktionsumfang insgesamt ist mit 5 von 10 der kleinste im Feld.

Datenstandort und AV-Vertrag

Die DSGVO verlangt in Art. 28 einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, keinen deutschen Serverstandort; verantwortlich bleibt dein Unternehmen. CentralStationCRM sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu und stellt den AV-Mustertext öffentlich bereit. Pipedrive führt unter anderem Rechenzentren in Frankfurt und Dublin, HubSpot Frankfurt für zahlende Kunden; beide haben einen öffentlichen AV-Vertrag, ebenso Salesforce und monday CRM. Bei monday wird die Datenregion automatisch nach dem Standort der Person gesetzt, die den Account eröffnet. Zoho ordnet EU-Kunden Amsterdam und Dublin zu und schließt den AV-Vertrag nur per E-Mail ab.

Die Teilnoten im Vergleich

Unser Raster gewichtet Funktionsumfang und Preis & Transparenz mit je 25 %, Bedienbarkeit & Sprache mit 20 % sowie DSGVO & Standort und API & Skalierbarkeit mit je 15 %:

Anbieter	Funktionen	Preis & Transparenz	Bedienbarkeit & Sprache	DSGVO & Standort	API & Skalierbarkeit
Zoho CRM	9	9	7	5	8
Salesforce	10	6	6	8	10
Pipedrive	7	8	8	8	7
HubSpot	9	5	8	7	9
CentralStationCRM	5	8	9	9	4
monday CRM	8	5	8	6	7

Für kleine Teams ohne IT-Abteilung lohnt der Blick auf Bedienbarkeit & Sprache, wo CentralStationCRM mit 9 vorn liegt – ebenso bei DSGVO & Standort, ebenfalls mit 9. Wer wachsen will, schaut auf API & Skalierbarkeit, wo Salesforce und HubSpot führen.

Typische Fehler bei der Einführung

Zwei Fehler lassen sich leicht vermeiden: ein System mit Funktionen zu buchen, die niemand nutzt, und Altdaten ungeprüft zu importieren. Lege deshalb vorher fest, welche Felder und Phasen ihr wirklich braucht, bereinige Dubletten vor dem Import und vergib Rechte von Anfang an. Nutze die Testphase – 14 Tage bei Pipedrive und monday CRM, 30 Tage bei CentralStationCRM – mit echten Daten aus deinem Alltag.