CRM für Agenturen 2026: Die besten Systeme im Vergleich
Agenturen jonglieren Neukunden-Pitches, laufende Projekte und Retainer-Kunden gleichzeitig. Ein CRM für Agenturen verbindet Vertriebs-Pipeline und Kundenbeziehung – idealerweise mit Schnittstelle zum Projektmanagement. Wir vergleichen die besten Optionen.
Die besten Systeme im Überblick
| CRM | Sales-Pipeline | Projekt-Features | Ab Preis |
|---|---|---|---|
| HubSpot | ✅ Stark | ⚠️ Via Integration | 0 € / ab ca. 15 € |
| monday Sales CRM | ✅ Gut | ✅ Integriert | ab ca. 12–15 € |
| Pipedrive | ✅ Sehr stark | ⚠️ Add-on | ab ca. 14 € |
| Zoho CRM | ✅ Gut | ✅ Via Zoho Projects | 0 € / ab ca. 14 € |
CRM und Projektmanagement verbinden
Die größte Frage für Agenturen: ein Tool für alles oder spezialisierte Systeme koppeln? monday Sales CRM und das Zoho-Ökosystem verbinden Vertrieb und Projektmanagement nativ – ideal, um vom gewonnenen Pitch direkt ins Projekt überzugehen. HubSpot und Pipedrive sind im reinen Sales stärker und lassen sich per Integration an Tools wie Asana oder Trello anbinden.
Worauf Agenturen bei der CRM-Wahl achten sollten
- Pipeline für Neugeschäft: Pitches und Angebote sauber nachverfolgen
- Retainer-Management: wiederkehrende Kunden und Verträge im Blick
- Team-Kollaboration: mehrere Account-Manager auf denselben Kunden
- Reporting: Auslastung, Pipeline-Wert und Forecast für die Geschäftsführung
- Integrationen: Anbindung an Zeiterfassung, Rechnung und Projekt-Tools
Neugeschäft und Bestandskunden im Gleichgewicht
Agenturen leben von zwei Säulen: dem Gewinnen neuer Etats und der Pflege laufender Kunden. Ein gutes CRM bildet beides parallel ab. Für das Neugeschäft brauchst du eine klassische Sales-Pipeline mit Phasen von der Erstanfrage über den Pitch bis zum Vertragsabschluss. Für Bestandskunden lohnt sich eine separate Ansicht, die Vertragslaufzeiten, anstehende Verlängerungen und Upsell-Chancen sichtbar macht – denn ein bestehender Retainer-Kunde ist günstiger zu halten als ein neuer zu gewinnen.
Wer Vertrieb und Projektabwicklung im selben Tool führt, vermeidet Reibungsverluste beim Übergang vom gewonnenen Pitch ins laufende Projekt. monday und Zoho spielen diese Stärke aus, während HubSpot und Pipedrive über Integrationen an spezialisierte Projekt-Tools andocken.
Was kostet ein Agentur-CRM?
Die Einstiegspreise liegen bei rund 12 bis 15 € pro Nutzer und Monat, HubSpot bietet eine kostenlose Basis. Die tatsächlichen Kosten hängen stark von der Teamgröße und den genutzten Modulen ab: Reine Sales-Nutzung ist günstig, sobald Marketing-Automatisierung, Projektmanagement und umfangreiches Reporting hinzukommen, steigt der Preis. Kalkuliere realistisch mit den Funktionen, die ihr wirklich nutzt, statt mit dem maximalen Paket.
Fazit
Agenturen, die Vertrieb und Projekte in einem Tool wollen, fahren mit monday Sales CRM oder dem Zoho-Ökosystem am besten. Wer maximale Sales-Power und ein kostenloses Marketing-Paket sucht, wählt HubSpot; reine Vertriebsteams setzen auf Pipedrive.
Weiterlesen bei Benchmark Buddy: CRM Software Vergleich 2026 | monday vs. Zoho im Vergleich | Bestes CRM für kleine Unternehmen | So testen wir
Häufige Fragen
Welches CRM ist für Agenturen am besten?
Das hängt vom Bedarf ab: monday Sales CRM und Zoho verbinden Vertrieb und Projekte, HubSpot bietet die stärkste Marketing-Integration, Pipedrive die fokussierteste Sales-Pipeline.
Brauchen Agenturen ein CRM mit Projektmanagement?
Nicht zwingend, aber es spart Tool-Wechsel. monday und Zoho bieten beides nativ; HubSpot und Pipedrive lassen sich per Integration an Projekt-Tools anbinden.
Wie verwalte ich Retainer-Kunden im CRM?
Über wiederkehrende Deals oder dedizierte Pipelines für Bestandskunden. So behältst du Vertragslaufzeiten, Verlängerungen und Upsell-Chancen im Blick.
Was kostet ein CRM für eine Agentur?
Generische CRMs starten kostenlos oder ab ca. 12–15 €/Nutzer/Monat. Die Kosten steigen mit Teamgröße, Automatisierungen und zusätzlichen Modulen wie Projektmanagement.
Kann ich mein CRM mit Asana oder Trello verbinden?
Ja. HubSpot, Pipedrive und Zoho bieten Integrationen oder Zapier-Anbindungen zu gängigen Projekt-Tools wie Asana, Trello und ClickUp.
Lohnt sich ein All-in-One-Tool für kleine Agenturen?
Oft ja. Ein System für Vertrieb und Projekte reduziert Reibung und Kosten. Sehr spezialisierte Agenturen bevorzugen manchmal Best-of-Breed-Tools mit Integrationen.
