CRM für Agenturen 2026: Pitch-Pipeline, Retainer und Projekte
Ein CRM für Agenturen muss zwei Geschäfte zugleich tragen: die Pitch-Pipeline für Neukunden und die Betreuung laufender Kunden mit Retainern und Folgeprojekten. Für die Brücke ins Projektgeschäft gehen die sechs von uns bewerteten CRMs verschiedene Wege. HubSpot hat ein eigenes Projektobjekt, das laut Hilfe in allen Abonnements verfügbar ist. Pipedrive verkauft ein Projects-Add-on, das in Premium und Ultimate inklusive ist. Zoho bindet die separate App Zoho Projects an, monday führt Projektmanagement als eigenes Produkt neben monday CRM, und CentralStationCRM bietet eine Pipeline, deren Bezeichnungen du auch für Projekte umbenennen kannst. Salesforce haben wir für das Projektgeschäft nicht geprüft. Kostenlos einsteigen kannst du bei Zoho CRM (dauerhaft, 3 Benutzer), bei HubSpot (kostenlose Version bis 2 Benutzer und 1.000 Kontakte, US-Hosting), bei Salesforce (Kostenlose Suite bis 2 Nutzer:innen, „kein Ablaufdatum, solange Sie sich mindestens einmal alle 60 Tage anmelden“) und bei CentralStationCRM (Starter). Bezahlt beginnt es für einzelne Benutzer bei 14 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung (Zoho Standard, Pipedrive Lite). monday CRM (3 × 12 € = 36 €) und CentralStationCRM (25 € je Paket für 3 Nutzer:innen) gibt es nur als Mehrplatzpaket.
Stand: 19. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.
Was ein CRM in der Agentur abbilden muss
Im Agenturalltag laufen drei Stränge nebeneinander. Das Neugeschäft mit Anfragen, Briefings, Pitches und Angeboten ist klassische Pipeline-Arbeit. Die Bestandskunden mit Retainer, Verlängerung und Folgeauftrag brauchen Wiedervorlagen und einen Überblick, welcher Vertrag wann ausläuft. Und das Projekt selbst mit Aufgaben, Terminen und Verantwortlichen liegt oft in einem eigenen Tool. Die Frage ist also weniger, welches CRM „für Agenturen“ gebaut ist, sondern wie gut es die Übergabe vom gewonnenen Deal ins Projekt schafft.
Für das Neugeschäft helfen getrennte Pipelines, etwa eine für Pitches und eine für Upselling bei Bestandskunden. Pipedrive bietet „Anpassbare Pipelines“ in allen Tarifen. Bei Zoho hat die kostenlose Version „Nur Standard-Pipeline“, Standard erlaubt fünf, Professional zehn Pipelines. Bei CentralStationCRM sind laut Anbieter „alle Bezeichnungen anpassbar“, du kannst die Pipeline also „auch für viele andere Prozesse nutzen“.
Projektfunktionen und Einstieg der sechs bewerteten CRMs
Die Reihenfolge folgt dem BuddyScore aus unserer Rangliste der CRM-Anbieter. In der mittleren Spalte steht nur, was der jeweilige Hersteller selbst zum Projektgeschäft angibt.
| Anbieter (BuddyScore) | Projekte laut Hersteller | Einstieg |
|---|---|---|
| Zoho CRM (7,9) | Integration der eigenen App Zoho Projects, in der Editionsübersicht in allen Editionen abgehakt, auch in der kostenlosen; Zoho Projects ist eine eigene Anwendung, ihren Preis haben wir nicht geprüft | kostenlos für 3 Benutzer; Standard 14 € (jährlich) bzw. 20 € (monatlich) pro Benutzer, zzgl. Steuern |
| Salesforce (7,9) | für das Projektgeschäft nicht geprüft | Kostenlose Suite für bis zu 2 Nutzer:innen; Starter Suite 25 € pro Benutzer und Monat |
| Pipedrive (7,6) | „Projects Add-on“: in Lite und Growth bezahltes Add-on (laut Preisseite „schon ab“ 16 €), in Premium und Ultimate inklusive | kein Gratis-Tarif (14 Tage Test); Lite 14 € (jährlich) bzw. 24 € (monatlich) pro Nutzer, exkl. MwSt. |
| HubSpot (7,5) | eigenes Projektobjekt in allen Abonnements, für bestimmte Funktionen sind Lizenzen erforderlich; Ansichten wie Gantt und Board | kostenlos für bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte (reine Gratis-Accounts in den USA gehostet); Starter 20 € pro Lizenz und Monat |
| CentralStationCRM (7,0) | Pipeline für Events und Akquise, Bezeichnungen frei anpassbar; alle Pakete mit gleichem Funktionsumfang | Starter kostenlos (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte); Team 25 € je Paket und Monat, zzgl. MwSt. |
| monday CRM (6,8) | „Verwaltung des Aftersales“ mit Überblick über Kundenprojekte; Projektmanagement verkauft monday als eigenes Produkt (monday work management) | kein Gratis-CRM-Tarif (14 Tage Test); ab 3 Benutzern buchbar, Basic 3 × 12 € = 36 € (jährlich) bzw. 3 × 18 € = 54 € (monatlich), zzgl. Steuern |
Integriert, Add-on oder zweites Produkt
HubSpot beschreibt das Projektobjekt so: „Verknüpfen Sie andere CRM-Datensätze wie Aufgaben, Deals und Kontakte mit Projekten. Konfigurieren Sie Einstellungen wie Pipelines und Projekt-Tags, zeigen Sie Projekte in Ansichtstypen (z. B. Gantt, Board) an …“ Der gewonnene Deal und das Projekt liegen damit im selben System. Welche Projektfunktionen eine bezahlte Lizenz voraussetzen, nennt der Hilfeartikel nur allgemein. Automatische Abläufe per Workflow gibt es bei HubSpot erst ab Professional.
Pipedrive löst es über das Projects-Add-on. In Lite und Growth kostet es extra, die Preisseite nennt „schon ab“ 16 €, ohne die Abrechnungsbasis zu erläutern. In Premium und Ultimate ist es enthalten. Für Retainer interessant: „Produktabos und Ratenzahlungen“ gibt es ab Growth, ebenso die Automations.
Zoho trennt CRM und Projektmanagement in zwei Apps. Die Integration ist in jeder CRM-Edition vorgesehen, Zoho Projects musst du aber als eigene Anwendung einrichten. monday wirbt bei monday CRM mit der „Verwaltung des Aftersales — Verwalte deine Aftersales-Aktivitäten an einem zentralen Ort, sodass du den Überblick über Kundenprojekte, Einnahmen und vieles mehr behältst.“ Das eigentliche Projektmanagement bietet monday als separates Produkt an. Wie sich die beiden Systeme mit Zahlen und Teilnoten gegenüberstehen, zeigt unser Vergleich monday CRM vs. Zoho CRM.
CentralStationCRM nennt auf seiner Agentur-Seite für das Projektmanagement eine Pipeline, mit der du Events und Akquise im Blick behältst. Einträge lassen sich laut Anbieter „mit optionalen Details wie der Wahrscheinlichkeit für den Abschluss, dem Erwartungswert des Angebots sowie dem Fälligkeitsdatum“ versehen. Ein eigenes Projektmodul haben wir auf den Anbieterseiten nicht gefunden.
Zeiterfassung, Rechnung und Anbindung an Projekt-Tools
Zeiterfassung und Abrechnung nach Aufwand haben wir bei keinem der sechs als CRM-Funktion belegt. Belegt sind zwei Randpunkte: monday CRM enthält im Basic-Paket 20 Angebote und Rechnungen pro Monat, Pipedrive die erwähnten Produktabos ab Growth. Wenn du nach Stunden abrechnest, kläre vor dem Kauf, wo die Zeiten erfasst werden und wie sie in die Rechnung kommen.
Arbeitet dein Team in Asana, ist die Anbindung für drei Anbieter belegt:
- HubSpot: Marketplace-App „Asana“, herausgegeben von HubSpot selbst; sie verbindet HubSpot-Workflows mit Asana, setzt also Professional voraus.
- Pipedrive: Hilfeartikel auf Englisch, im englischsprachigen Menü unter „Tools and apps“ → „Asana“.
- Zoho: Eintrag „Asana“ im Zoho Marketplace.
Für andere Projekt-Tools haben wir die Anbindungen nicht geprüft.
Was ein Team von fünf Personen zahlt
Die Rechnung zeigt den kleinsten Bezahltarif bei jährlicher Abrechnung, pro Monat. Sie ist kein Gesamtpreis: Add-ons, Steuern und Zusatz-Apps kommen hinzu.
| Anbieter | Tarif | Rechnung für 5 Personen | Was fehlt in diesem Tarif |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM | Standard | 5 × 14 € = 70 €, zzgl. Steuern | Zoho Projects ist eine eigene App |
| Salesforce | Starter Suite | 5 × 25 € = 125 € | keine Prognosen, kein Flow Builder |
| Pipedrive | Lite | 5 × 14 € = 70 €, exkl. MwSt. | Automations und Produktabos erst ab Growth; Projects kostet extra |
| Pipedrive | Premium (Projects inklusive) | 5 × 59 € = 295 €, exkl. MwSt. | – |
| HubSpot | Starter | 5 × 20 € = 100 € | Workflows erst ab Professional |
| CentralStationCRM | Small Office (bis 10 Nutzer:innen) | 79 € je Paket, zzgl. MwSt. | Team reicht nur für 3 Nutzer:innen |
| monday CRM | Basic | 5 × 12 € = 60 €, zzgl. Steuern | Basic ohne Automatisierungen; die beginnen ab Standard |
Für wen was?
- Wenn Deal und Projekt im selben System liegen sollen: HubSpot mit dem Projektobjekt oder Pipedrive ab Premium mit inklusivem Projects-Add-on.
- Wenn du ohne Lizenzkosten starten willst: Zoho CRM (dauerhaft, 3 Benutzer), die Kostenlose Suite von Salesforce (bis 2 Nutzer:innen, Anmeldung mindestens alle 60 Tage), HubSpot (bis 2 Benutzer und 1.000 Kontakte, Hosting in den USA) oder CentralStationCRM Starter (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte).
- Wenn du das Zoho-Ökosystem nutzt: Zoho CRM mit der Integration zu Zoho Projects; Zoho hat mit 9 die höchste Teilnote Preis & Transparenz im Feld.
- Wenn dir eine deutsche Datenhaltung wichtig ist: CentralStationCRM speichert laut Anbieter Kundendaten und Anhänge in der BRD; den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO brauchst du bei jedem der sechs.
- Wenn deine Agentur ohnehin mit monday arbeitet: monday CRM, mit dem Mindestteam von 3 Benutzern im Blick.
Für kleine Agenturen ohne Projektabteilung lohnt der Blick in unseren Ratgeber CRM für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen
Welches CRM passt zu einer Agentur?
Das hängt davon ab, wo deine Projekte laufen. Sollen Deal und Projekt im selben System liegen, bieten HubSpot ein Projektobjekt und Pipedrive ein Projects-Add-on (ab Premium inklusive). Zoho verbindet sich mit der eigenen App Zoho Projects, monday CRM verwaltet Aftersales und Kundenprojekte, das Projektmanagement verkauft monday separat. CentralStationCRM bietet eine frei benennbare Pipeline. Die Reihenfolge nach BuddyScore steht in unserer Rangliste.
Haben HubSpot und Pipedrive eigene Projektfunktionen?
Ja. HubSpot hat ein Projektobjekt, das laut Hilfe in allen Abonnements verfügbar ist; für bestimmte Funktionen sind Lizenzen erforderlich. Pipedrive bietet das Projects-Add-on, in Lite und Growth gegen Aufpreis (laut Preisseite ab 16 €), in Premium und Ultimate inklusive.
Ist Zoho Projects in Zoho CRM enthalten?
Die Integration zu Zoho Projects ist in allen Zoho-CRM-Editionen vorgesehen, auch in der kostenlosen. Zoho Projects selbst ist aber eine eigene Anwendung. Was sie kostet, haben wir nicht geprüft.
Was kostet ein CRM für eine Agentur?
Kostenlos starten kannst du mit Zoho CRM (3 Benutzer), der Kostenlosen Suite von Salesforce (bis 2 Nutzer:innen, Anmeldung mindestens alle 60 Tage), HubSpot (bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte, Hosting in den USA) und CentralStationCRM Starter. Bezahlt beginnt es bei Zoho Standard und Pipedrive Lite mit 14 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung; monday CRM ist erst ab 3 Benutzern buchbar, für 36 € im Monat bei jährlicher Abrechnung. CentralStationCRM Team kostet 25 € je Paket für 3 Nutzer:innen, zzgl. MwSt.
Wie bilde ich Retainer-Kunden im CRM ab?
Üblich ist eine eigene Pipeline für Bestandskunden mit Wiedervorlage vor dem Vertragsende. Pipedrive nennt „Anpassbare Pipelines“ in allen Tarifen, Zoho erlaubt mehrere Pipelines ab Standard. Wiederkehrende Umsätze als „Produktabos und Ratenzahlungen“ bietet Pipedrive ab Growth.
Lässt sich Asana an das CRM anbinden?
Für drei Anbieter ist das belegt: HubSpot hat eine eigene Marketplace-App für Asana, die über Workflows arbeitet und deshalb Professional voraussetzt. Pipedrive beschreibt die Anbindung in einem englischen Hilfeartikel, Zoho führt Asana im Zoho Marketplace. Andere Projekt-Tools haben wir nicht geprüft.
