monday CRM vs Zoho CRM 2026: Mindestteam, Automationen und Datenschutz im Vergleich
Im BuddyScore liegt Zoho CRM mit 7,9 (Platz 1) vor monday CRM mit 6,8 (Platz 6). Für kleine Teams gibt die Bezugsgröße der Preise den Ausschlag. monday CRM lässt sich erst ab drei Benutzern buchen, der kleinste Rechnungsbetrag liegt bei 36 € im Monat (3 × 12 €, jährliche Abrechnung, zzgl. Steuern), und Automatisierungen gibt es erst ab dem Tarif Standard. Zoho CRM ist für drei Benutzer dauerhaft kostenlos und hat schon in dieser Version Workflow-Regeln; bezahlt wird pro Benutzer ab 14 € im Monat (jährlich, zzgl. lokaler Steuern). monday punktet bei der Bedienbarkeit und, knapp, beim Datenschutz.
Stand: 19. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten, abgerufen am 13. Oktober 2026; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.
Die Teilnoten im Vergleich
Zwischen Platz 1 und Platz 6 liegen 1,1 Punkte; welche Kriterien wie stark zählen, erklärt unsere Testmethodik.
| Kriterium | monday CRM | Zoho CRM |
|---|---|---|
| Funktionsumfang | 8 | 9 |
| Preis & Transparenz | 5 | 9 |
| Bedienbarkeit & Sprache | 8 | 7 |
| DSGVO & Standort | 6 | 5 |
| API & Skalierbarkeit | 7 | 8 |
| BuddyScore | 6,8/10 (Platz 6) | 7,9/10 (Platz 1) |
Der Abstand entsteht vor allem bei Preis und Transparenz: 9 zu 5. Zoho hat dort die höchste Teilnote im Feld; monday verliert Punkte, weil der beworbene Preis pro Benutzer wegen des Mindestteams nie allein buchbar ist und Ultimate keinen Listenpreis hat. monday liegt bei Bedienbarkeit und Sprache (8 zu 7) und bei DSGVO und Standort (6 zu 5) vorn.
monday CRM und Zoho CRM im Überblick
| Kriterium | monday CRM | Zoho CRM |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | nein; 14 Tage Test ohne Kreditkarte, Gratis-Zugang für gemeinnützige Organisationen auf Antrag | ja, für 3 Benutzer dauerhaft |
| Bezugsgröße | pro Benutzer, buchbar ab 3 Benutzern | pro Benutzer |
| Tarife, jährlich | Basic 12 €, Standard 17 €, Pro 28 €, Ultimate individuell | Standard 14 €, Professional 23 €, Enterprise 40 €, Ultimate 52 € |
| Tarife, monatlich | 18 €, 25 €, 41 € | 20 €, 35 €, 50 €, 65 € |
| Steuern | zzgl. Steuern | zzgl. lokaler Steuern |
| Automationen | ab Standard: 250 pro Monat, Pro 25.000 pro Monat | Workflow-Regeln ab der kostenlosen Version (10 pro Modul, max. 5 aktiv) |
| Prognosen | Tarifzuordnung in der sichtbaren Tarifübersicht nicht ausgewiesen | Verkaufsprognosen ab Standard, Zia-Prognosen ab Enterprise |
| KI | KI-Credits ab Standard laut Preisseite | KI-Agenten ab Professional, Zia ab Enterprise |
| Test der Bezahltarife | 14 Tage | 15 Tage für Standard, Professional, Enterprise (laut englischer Hilfe) |
| Rechenzentrum | EU-Datenregion je nach Tarif und Standort der eröffnenden Person | Amsterdam und Dublin, kein deutsches Rechenzentrum |
| AVV | Addendum öffentlich | nicht öffentlich verlinkt, Abschluss per E-Mail |
| Vertragspartner | monday.com Ltd., Tel Aviv | Zoho Corporation GmbH, Essen |
Kosten: drei und zehn Personen
Weil monday ein Mindestteam von drei Benutzern verlangt und Zoho drei Benutzer kostenlos lässt, lohnt die Rechnung genau bei dieser Teamgröße. Alle Beträge pro Monat, die Klammern zeigen den Rechenweg; beide Anbieter nennen Preise zuzüglich Steuern.
| Tarif | 3 Personen pro Monat | 10 Personen pro Monat | 10 Personen im Jahr |
|---|---|---|---|
| Zoho CRM kostenlos | 0 € | – (nur bis 3 Benutzer) | – |
| Zoho Standard, jährlich | 42 € (3 × 14 €) | 140 € (10 × 14 €) | 1.680 € (12 × 140 €) |
| monday Basic, jährlich | 36 € (3 × 12 €) | 120 € (10 × 12 €) | 1.440 € (12 × 120 €) |
| monday Standard, jährlich | 51 € (3 × 17 €) | 170 € (10 × 17 €) | 2.040 € (12 × 170 €) |
| Zoho Professional, jährlich | 69 € (3 × 23 €) | 230 € (10 × 23 €) | 2.760 € (12 × 230 €) |
| monday Pro, jährlich | 84 € (3 × 28 €) | 280 € (10 × 28 €) | 3.360 € (12 × 280 €) |
| monday Basic, monatlich | 54 € (3 × 18 €) | 180 € (10 × 18 €) | 2.160 € (12 × 180 €) |
| Zoho Standard, monatlich | 60 € (3 × 20 €) | 200 € (10 × 20 €) | 2.400 € (12 × 200 €) |
monday Basic ist im Bezahlbereich der günstigste Eintrag, hat aber keine Automatisierungen, ein Dashboard und höchstens 5 Spalten pro Board. Vergleichst du Tarife mit Automationen, stehen bei zehn Personen 1.680 € für Zoho Standard gegen 2.040 € für monday Standard im Jahr, ein Unterschied von 360 € (2.040 € − 1.680 €). Für drei Personen mit Automationen steht Zoho kostenlos gegen 51 € im Monat bei monday Standard, also 612 € im Jahr (12 × 51 €). Wie die Zoho-Gratisversion gegen die anderen kostenlosen Tarife abschneidet, zeigt der Vergleich kostenloser CRM-Systeme.
Funktionen und ihre Tarifbindung
monday CRM verwaltet Kontakte, Deals sowie Angebote und Rechnungen in Boards mit frei belegbaren Spalten. Die Tarife unterscheiden sich stark in den Grenzen: Basic erlaubt 1.000 aktive Kontakte und Deals, 1 Arbeitsbereich, 1 Dashboard, 5 Spalten pro Board und 20 Angebote oder Rechnungen pro Monat. Standard hebt auf 10.000 Kontakte und Deals, 15 Spalten pro Board und 250 Automatisierungen im Monat und bringt Apps für iOS und Android. Pro erlaubt 100.000 Kontakte und Deals, 75 Spalten, 25.000 Automatisierungen sowie Gruppen-E-Mails und E-Mail-Sequenzen. Ab Standard sind laut Preisseite (Stand 19. Oktober 2026) KI-Credits enthalten, deren Menge monday nicht nennt. Für Umsatzprognosen und Lead-Bewertung weist die sichtbare Tarifübersicht (Stand 19. Oktober 2026) keine Zuordnung aus. Projektmanagement ist bei monday ein eigenes Produkt (work management); die CRM-Preisseite führt es nicht als Funktion der CRM-Pakete.
Zoho CRM beschreibt die kostenlose Version als „Leads, Deals, Workflows, Berichte und eine mobile App“. Workflow-Regeln sind dort auf 10 pro Modul begrenzt, davon höchstens 5 aktiv; Standard erlaubt 30 (15 aktiv). Ab Standard gibt es Verkaufsprognosen und benutzerdefinierte Module (10, in Professional 25). KI-Agenten stehen in der Professional-Spalte, der KI-Vertriebsassistent Zia mit Prognosen erst ab Enterprise für 40 € pro Benutzer und Monat (jährlich). Die „Schreib-Assistentin Zia“ führt die Vergleichstabelle für Englisch, Spanisch, Französisch und Portugiesisch; Deutsch steht nicht dabei. Gebietsverwaltung gibt es ab Enterprise.
Wer mehr als das CRM braucht, findet bei Zoho das Bündel Zoho One mit „45+ Apps“, darunter Buchhaltung (Books), Personal (People, Recruit) und Marketing. Es kostet 37 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Abrechnung zuzüglich lokaler Steuern, und die Lizenz muss für alle Mitarbeiter erworben werden – nicht nur für die, die das CRM nutzen.
Datenschutz und Standort
Zoho betreibt für EU-Kunden Rechenzentren in Amsterdam (primär) und Dublin (sekundär), ein deutsches Rechenzentrum gibt es nicht. Die Region legt die Landesauswahl bei der Registrierung fest. Einen öffentlich verlinkten AVV hat Zoho nicht, der Abschluss läuft per E-Mail an legal@zohocorp.com; deutsche Gesellschaft ist die Zoho Corporation GmbH in Essen. Das ergibt die Teilnote 5.
monday betreibt eine EU-Datenregion. Laut monday-Hilfe steht sie Enterprise-Accounts offen (die Preisseite nennt diese Stufe Ultimate) sowie Standard- und Pro-Accounts, die ab dem 23. Januar 2023 angelegt wurden; Basic wird nicht genannt. Die Region setzt monday automatisch nach dem Standort der Person, die den Account eröffnet, und sie lässt sich nicht mehr verlegen, sobald Daten gespeichert sind. Das Addendum zur Auftragsverarbeitung ist öffentlich, Vertragspartner ist die monday.com Ltd. in Tel Aviv. Das ergibt die Teilnote 6. Ein Urteil über die Rechtmäßigkeit ist keine der beiden Teilnoten: Nach Art. 28 DSGVO zählt der Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht der Serverort, und die Verantwortung liegt bei dir als nutzendem Unternehmen.
Wechsel zwischen monday CRM und Zoho CRM
Aus monday exportiert nur ein Account-Admin die Daten des ganzen Accounts, im englischsprachigen Menü über das Profilbild → „Administration“ → „General“ → „Account“ → „Export account data“. Das Ergebnis ist ein ZIP-Archiv; Dashboards, die „Emails & Activities“-Timeline, archivierte Boards und Workdocs sind nicht enthalten. Importieren kann monday CRM .xlsx-, .xls- und .csv-Dateien. Bei Zoho fordern Nutzer mit Administratorprofil ein Backup unter Setup > Data Administration > Data Backup an (englischsprachig), es kommt als ZIP-Archiv. In der kostenlosen Version brauchst du dafür ein kostenpflichtiges Backup-Add-on oder einen Bezahltarif. Welche Tabellenformate der Zoho-Import annimmt, haben wir für diesen Vergleich nicht geprüft.
Für wen was?
Zoho CRM passt, wenn du mit bis zu drei Personen kostenlos starten willst, schon früh Workflow-Regeln und Verkaufsprognosen brauchst und pro Benutzer zahlen willst, statt ein Dreierteam zu buchen. Klären solltest du vorher, ob Rechenzentren in Amsterdam und Dublin und ein AVV per E-Mail für dich passen. Gegen HubSpot tritt Zoho in Zoho CRM vs HubSpot an.
monday CRM passt, wenn dein Team ab drei Personen in Boards arbeiten will, ohnehin mindestens Standard braucht und Wert auf die EU-Datenregion legt, die monday für Standard- und Pro-Accounts nennt. Für Einzelpersonen und Zweierteams ist monday wegen des Mindestteams teuer. Alle sechs bewerteten Anbieter nebeneinander zeigt der CRM-Software-Vergleich.
Häufige Fragen
Ist monday CRM oder Zoho CRM günstiger?
Für bis zu drei Personen Zoho, denn die kostenlose Version gilt für 3 Benutzer. monday CRM kostet mindestens 36 € im Monat (3 × 12 €, jährlich, zzgl. Steuern), weil es erst ab drei Benutzern buchbar ist. Mit Automationen kosten zehn Personen bei Zoho Standard 1.680 € im Jahr, bei monday Standard 2.040 €, beides jährlich abgerechnet und zuzüglich Steuern.
Gibt es monday CRM kostenlos?
Nein, einen kostenlosen CRM-Tarif hat monday nicht. Es gibt eine 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte und einen kostenlosen Zugang für gemeinnützige Organisationen, der beantragt werden muss. Zoho CRM ist dagegen für 3 Benutzer dauerhaft kostenlos.
Ab welchem Tarif gibt es Automatisierungen?
Bei monday CRM ab Standard mit 250 Automatisierungen im Monat, Pro erlaubt 25.000; Basic hat keine. Zoho CRM hat Workflow-Regeln schon in der kostenlosen Version, begrenzt auf 10 pro Modul mit höchstens 5 aktiven, Standard erlaubt 30 mit 15 aktiven.
Ab welchem Tarif gibt es KI?
Bei Zoho stehen KI-Agenten in der Professional-Spalte, der KI-Vertriebsassistent Zia mit Prognosen ab Enterprise. Bei monday sind laut Preisseite (Stand 19. Oktober 2026) ab Standard KI-Credits enthalten; wie viele, nennt monday nicht.
Wo liegen die Daten bei monday und Zoho?
Zoho nutzt für EU-Kunden Amsterdam und Dublin, ein deutsches Rechenzentrum gibt es nicht; den AVV schließt du per E-Mail ab. monday betreibt eine EU-Datenregion, die laut Hilfe für Enterprise-Accounts sowie für ab dem 23. Januar 2023 angelegte Standard- und Pro-Accounts gilt und automatisch nach dem Standort der eröffnenden Person gesetzt wird. Das Addendum von monday ist öffentlich.
Welches CRM hat den höheren BuddyScore?
Zoho CRM mit 7,9 von 10 (Platz 1) vor monday CRM mit 6,8 (Platz 6). Zoho führt bei Funktionsumfang (9 zu 8), Preis und Transparenz (9 zu 5) sowie API und Skalierbarkeit (8 zu 7). monday führt bei Bedienbarkeit und Sprache (8 zu 7) sowie DSGVO und Standort (6 zu 5).
