Kostenloses CRM 2026: Gratis-Tarife im Vergleich mit ihren Grenzen
Dauerhaft kostenlos nutzbar sind unter den sechs von uns bewerteten CRM-Systemen vier: Zoho CRM für 3 Benutzer, die Kostenlose Suite von Salesforce für bis zu 2 Nutzer:innen, HubSpot für 2 Benutzer und 1.000 Kontakte und das Starter-Paket von CentralStationCRM für 3 Nutzer:innen und 200 Kontakte. Keiner dieser vier Gratis-Tarife reicht für mehr als drei Personen, und reine HubSpot-Gratis-Accounts werden in den USA gehostet. Pipedrive und monday CRM bieten nur einen 14-tägigen Test.
Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.
Die vier Gratis-Tarife im Überblick
Die Reihenfolge entspricht dem BuddyScore der Anbieter. Bewertet ist jeweils das ganze Produkt, nicht nur der Gratis-Tarif.
| Anbieter (BuddyScore) | Nutzer | Kontakte | Speicher | Datenstandort | Bedingung |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoho CRM (7,9) | 3 | auf der deutschen Preisseite nicht ausgewiesen | auf der deutschen Preisseite nicht ausgewiesen | für EU-Kunden Amsterdam und Dublin | dauerhaft kostenlos laut Anbieter |
| Salesforce (7,9) | bis zu 2 | keine Angabe gefunden | keine Angabe gefunden | keine Angabe gefunden | Anmeldung mindestens alle 60 Tage |
| HubSpot (7,5) | bis zu 2 | 1.000 | keine Angabe gefunden | USA (reine Gratis-Accounts) | – |
| CentralStationCRM (7,0) | 3 | 200 | 100 MB | Deutschland (Zusage des Anbieters) | – |
Zoho CRM: drei Benutzer, weitere Grenzen nicht ausgewiesen
Zoho CRM steht in unserer Rangliste auf Platz 1 mit 7,9/10. Die kostenlose Version beschreibt Zoho als „Leads, Deals, Workflows, Berichte und eine mobile App“ und als „für 3 Benutzer dauerhaft kostenlos“. Weitere Grenzen der Free-Edition, etwa für Datensätze, weist die deutsche Preisseite nicht aus. Für EU-Kunden nennt Zoho die Rechenzentren Amsterdam (primär) und Dublin (sekundär); ein deutsches Rechenzentrum gibt es nicht, und einen AV-Vertrag schließt Zoho laut eigener Angabe per E-Mail an legal@zohocorp.com ab statt über ein öffentlich verlinktes Dokument.
Salesforce: Kostenlose Suite für zwei
Salesforce (Platz 2, ebenfalls 7,9/10; den Gleichstand entscheidet die Teilnote Preis & Transparenz mit 9 zu 6 für Zoho) führt eine Kostenlose Suite für bis zu zwei Nutzer:innen. Laut Anbieter hat sie kein Ablaufdatum, solange du dich mindestens einmal alle 60 Tage anmeldest. Wer das CRM nur gelegentlich öffnet, sollte sich daran erinnern lassen. Einen AV-Vertrag stellt Salesforce öffentlich als Data Processing Addendum bereit.
HubSpot: zwei Benutzer, 1.000 Kontakte, US-Hosting
HubSpot (Platz 4, 7,5/10) begrenzt die kostenlose Version auf bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte. Dafür enthält sie laut Herstellerseite unter anderem Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines, CRM-Import, ein Reporting-Dashboard, E-Mail-Tracking, Terminplanung, Live-Chat, Angebote, Formulare, Landingpages, E-Mail-Marketing, Ticketing und eine mobile App. Das HubSpot-Branding entfällt erst ab Starter.
Der wichtigste Haken betrifft den Datenstandort: Kunden, die ausschließlich kostenlose Dienste nutzen, weist HubSpot zwingend einem Rechenzentrum in den USA zu. Das EU-Rechenzentrum in Frankfurt gibt es nur für zahlende Kunden. HubSpot hat einen öffentlich abrufbaren AV-Vertrag als Teil der Customer Terms; ob er auch reine Gratis-Accounts abdeckt, sagt die Seite nicht.
CentralStationCRM: volles Produkt, kleine Grenzen
CentralStationCRM (Platz 5, 7,0/10) sagt ausdrücklich zu, dass alle Pakete den genau gleichen Funktionsumfang haben; bei den anderen drei hängen Funktionen am Tarif. Das kostenlose Starter-Paket ist also dasselbe Produkt wie die bezahlten Pakete, nur mit 3 Nutzer:innen, 200 Kontakten und 100 MB Speicher. Der Anbieter sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu, und der AV-Vertrag lässt sich im Account abschließen; den Mustertext kann man vorab öffentlich lesen. Die Oberfläche ist durchgehend deutsch. Mehr dazu auf unserer Anbieterseite zu CentralStationCRM.
Kein Gratis-Tarif: Pipedrive und monday CRM
Pipedrive (Platz 3, 7,6/10) hat keinen kostenlosen Tarif, sondern eine 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte. monday CRM (Platz 6, 6,8/10) bietet ebenfalls 14 Tage Test ohne Kreditkarte; danach ist ein Paket für mindestens drei Benutzer nötig. Kostenlosen Zugang gibt es bei monday laut Anbieter-FAQ nur für gemeinnützige Organisationen auf Antrag.
Worauf du beim Gratis-Tarif achten solltest
Ob ein kostenloser Tarif reicht, entscheidet sich selten an den Funktionen, sondern an vier Punkten:
- Personen: Zähle alle, die Kontakte pflegen oder nachschlagen sollen – auch Aushilfen und Geschäftsführung. Bei HubSpot und Salesforce ist bei zwei Schluss, bei Zoho CRM und CentralStationCRM bei drei.
- Kontakte: CentralStationCRM Starter endet bei 200 Kontakten, wobei eine Person zusammen mit ihrer Firma laut Hilfe als ein Kontakt zählt. HubSpot erlaubt 1.000. Zähle deine bestehende Adressliste vor dem Import.
- Datenstandort und AV-Vertrag: Nach Art. 28 DSGVO brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; einen deutschen Standort verlangt die DSGVO nicht. Prüfe trotzdem, wo die Daten liegen – bei HubSpot Free in den USA.
- Nutzungsbedingungen: Die Kostenlose Suite von Salesforce bleibt nur bestehen, wenn du dich mindestens alle 60 Tage anmeldest.
Weitere Optionen ohne Bewertung
Die folgenden Anbieter haben wir nicht bewertet. Wir nennen nur, was ihre eigenen Seiten am 13. Oktober 2026 zeigten:
- Bitrix24 hat einen Free-Tarif ohne Zeitlimit mit 5 GB Speicher und einem Basis-CRM; eine On-Premise-Edition gibt es auch. Zur Nutzerzahl widerspricht sich die Preisseite selbst: Die Tabelle nennt 1–2 Nutzer, die FAQ derselben Seite „unbegrenzte Nutzer“.
- Odoo bietet in der Cloud-Version Odoo Online „eine App gratis“ mit unbegrenzten Benutzern – also zum Beispiel nur das CRM-Modul.
- Freshsales führt in der Preistabelle die Pakete Growth, Pro und Enterprise mit 21 Tagen Test; einen Gratis-Tarif zeigt die Tabelle nicht.
Wer die Software selbst betreiben will, findet Open-Source-CRMs: SuiteCRM (Download zum Selbsthosten), vtiger („Free Open Source CRM“), EspoCRM (Download oder Cloud) und CiviCRM, das sich laut Hersteller an Non-Profits, NGOs und Interessenverbände richtet. Lizenzkosten fallen dann nicht an, dafür organisierst du Server, Updates und Datensicherung selbst – und den AV-Vertrag mit deinem Hoster.
Wann sich das Upgrade lohnt
Die Gratis-Tarife enden an harten Grenzen. Die Rechnungen zeigen, was der nächste Schritt im günstigsten bezahlten Tarif kostet:
| Anbieter | Grenze erreicht, wenn … | Nächster Schritt | Kosten pro Monat |
|---|---|---|---|
| HubSpot | eine dritte Person dazukommt oder mehr als 1.000 Kontakte | Starter (regulär) | 60 € (3 × 20 €) für 3 Lizenzen |
| Salesforce | eine dritte Person dazukommt | Starter Suite | 75 € (3 × 25 €) für 3 Benutzer |
| Zoho CRM | eine vierte Person dazukommt | Standard, jährlich | 56 € (4 × 14 €) für 4 Benutzer |
| CentralStationCRM | mehr als 200 Kontakte | Team | 24 € für das Paket mit 3 Nutzer:innen und 3.000 Kontakten |
| CentralStationCRM | eine vierte Person dazukommt | Small Office | 75 € für das Paket mit bis zu 10 Nutzer:innen |
Zoho CRM gibt seine Preise zuzüglich lokaler Steuern an, CentralStationCRM zuzüglich MwSt.; bei HubSpot und Salesforce haben wir keine Angabe dazu gefunden. Wie sich die Kosten bei wachsendem Team entwickeln, rechnen wir im Ratgeber CRM Kosten für 3, 5 und 10 Nutzer durch. Eine Entscheidungshilfe nach Teamgröße bietet Bestes CRM für kleine Unternehmen, die Gesamtwertung aller sechs Systeme die Rangliste der CRM-Anbieter.
Häufige Fragen
Welche CRM-Systeme sind dauerhaft kostenlos?
Unter den sechs von uns bewerteten Systemen vier: Zoho CRM (3 Benutzer), Salesforce mit der Kostenlosen Suite (bis zu 2 Nutzer:innen, Anmeldung mindestens alle 60 Tage), HubSpot (bis zu 2 Benutzer, 1.000 Kontakte) und CentralStationCRM mit dem Starter-Paket (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte, 100 MB). Pipedrive und monday CRM haben keinen Gratis-Tarif.
Welches kostenlose CRM erlaubt die meisten Nutzer?
Unter den vier bewerteten Gratis-Tarifen Zoho CRM und CentralStationCRM mit je drei Personen; HubSpot und Salesforce erlauben zwei. Bei den nicht bewerteten Anbietern nennt Odoo für eine einzelne App unbegrenzte Benutzer; Bitrix24 widerspricht sich auf der eigenen Preisseite (1–2 Nutzer in der Tabelle, unbegrenzte Nutzer in der FAQ).
Wo liegen die Daten im kostenlosen CRM?
Bei HubSpot werden reine Gratis-Accounts in den USA gehostet; Frankfurt gibt es nur für zahlende Kunden. CentralStationCRM sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu. Zoho nennt für EU-Kunden Amsterdam und Dublin. Für die Kostenlose Suite von Salesforce haben wir keine Angabe zum Standort gefunden.
Haben Pipedrive und monday CRM eine kostenlose Version?
Nein. Beide bieten eine 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte. Bei monday CRM gibt es kostenlosen Zugang laut Anbieter-FAQ nur für gemeinnützige Organisationen auf Antrag; nach dem Test ist sonst ein Paket für mindestens drei Benutzer nötig.
Was kostet das Upgrade, wenn das Team wächst?
Bei HubSpot kostet Starter für drei Lizenzen 60 € (3 × 20 €) im Monat, bei Salesforce die Starter Suite für drei Benutzer 75 € (3 × 25 €), bei Zoho CRM Standard für vier Benutzer 56 € (4 × 14 €, jährlich). Bei CentralStationCRM kostet das Team-Paket 24 €, ab der vierten Person ist Small Office für 75 € nötig.
Ist ein Open-Source-CRM eine Alternative zum Gratis-Tarif?
Ja, wenn du die Technik selbst betreiben willst. SuiteCRM, vtiger und EspoCRM gibt es als Open Source, CiviCRM richtet sich laut Hersteller an Non-Profits. Lizenzkosten fallen nicht an, dafür kümmerst du dich selbst um Server, Updates und Datensicherung sowie um den AV-Vertrag mit deinem Hoster.
