Was kostet ein CRM System? Alle Preise 2026
„Was kostet ein CRM?“ ist die häufigste Frage, die uns gestellt wird. Die ehrliche Antwort: Von 0 € bis über 300 € pro Nutzer und Monat ist alles drin. Wir schlüsseln die Preise der beliebtesten CRM-Systeme auf und zeigen euch, wo versteckte Kosten lauern.
CRM-Kosten im Überblick: Alle Preise 2026
| CRM | Free | Starter | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | 0 € | 15 €/User | 90 €/User | 150 €/User |
| Pipedrive | — | 14 €/User | 29 €/User | 59 €/User |
| Zoho CRM | 0 € (3 User) | 14 €/User | 23 €/User | 40 €/User |
| Salesforce | — | 25 €/User | 80 €/User | 165 €/User |
| CentralStationCRM | 0 € | 19 €/Paket | 39 €/Paket | — |
| Brevo | 0 € | 7 € | 16 € | Auf Anfrage |
Preise gerundet, Stand April 2026. Die meisten Anbieter gewähren 10–20 % Rabatt bei jährlicher Zahlung.
Die drei CRM-Preiskategorien
Kostenlose CRMs (0 €)
HubSpot, Zoho und CentralStationCRM bieten dauerhaft kostenlose Versionen an. Diese eignen sich für Selbstständige und kleine Teams bis 3–5 Personen. Einschränkungen: Weniger Automatisierungen, eingeschränktes Reporting und manchmal Branding des Anbieters in E-Mails.
Mid-Range (10–30 € pro User/Monat)
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen landen in dieser Preiskategorie. Für 14–29 € pro User und Monat bekommt ihr bei Pipedrive, Zoho oder HubSpot ein vollwertiges CRM mit Automatisierungen, E-Mail-Integration, Reporting und Telefon-Features. Für ein Team von 5 Personen sind das 70–145 € monatlich.
Enterprise (50–300 € pro User/Monat)
Salesforce Enterprise, HubSpot Enterprise und Zoho CRM Ultimate richten sich an größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Hier bekommt ihr KI-Features, Advanced Analytics, Custom Objects und dedizierten Support. Für KMU ist diese Kategorie in der Regel Overkill.
Versteckte Kosten: Worauf ihr achten müsst
Der monatliche Preis pro User ist nur die halbe Wahrheit. Achtet auf diese versteckten Kostenfallen:
- Kontaktlimits: HubSpot berechnet ab 1.000 Marketing-Kontakten extra. Wer 10.000+ Kontakte hat, zahlt deutlich mehr
- Add-ons: Features wie Telefonintegration, SMS oder erweiterte Automatisierungen kosten bei vielen Anbietern extra
- Einrichtung & Migration: Manche Anbieter (besonders Salesforce) berechnen Onboarding-Gebühren von 500–5.000 €
- API-Zugriff: Bei günstigen Plänen ist der API-Zugriff oft eingeschränkt oder kostet extra
- Vertragslaufzeit: Manche Anbieter bieten Monatspreise nur bei Jahreszahlung an – der echte Monatspreis ist höher
Was ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Für Solopreneure: HubSpot CRM Free – kostet nichts und bietet mehr als die meisten Bezahlversionen der Konkurrenz.
Für kleine Teams (3–10 User): Zoho CRM Standard (14 €/User) bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit umfangreichen Features, Anpassbarkeit und gutem Support.
Für vertriebslastige Teams: Pipedrive Advanced (29 €/User) liefert die beste Sales-Pipeline mit E-Mail-Tracking, Workflow-Automatisierung und starkem Reporting.
Weitere Kostenfaktoren im Detail
Einrichtung und Datenmigration
Die initiale Einrichtung kann je nach Komplexität wenige Stunden bis mehrere Wochen dauern. Beauftragt ihr einen externen Berater oder den Anbieter, fallen oft 500 bis 5.000 € an. Viele Cloud-CRMs lassen sich aber auch ohne externe Hilfe einrichten.
Schulung und Onboarding
Ein oft unterschätzter Faktor: Neben direkten Schulungskosten zählt die Arbeitszeit eurer Mitarbeiter. Rechnet mit ein bis drei Tagen Einarbeitung pro Person, je nach Komplexität des Systems.
Integrationen und Add-ons
Basis-Integrationen sind häufig gratis, erweiterte Schnittstellen kosten extra. Besonders Anbindungen an ERP-Systeme oder spezialisierte Marketing-Tools können teuer werden. Prüft vorab, welche Integrationen im Basispreis enthalten sind.
Speicherplatz und Kontaktlimits
Manche Anbieter begrenzen Kontaktzahl oder Speicher im Basispaket. Werden die Limits überschritten, fallen Zusatzkosten an. Achtet bei schnell wachsenden Unternehmen auf großzügige Limits.
Kostenvergleich nach Unternehmensgröße
Kleine Teams (bis 5 Nutzer) fahren mit 0 bis 30 € pro Monat insgesamt – kostenlose CRMs wie HubSpot Free oder Zoho Free decken die Grundbedürfnisse ab.
Im Mittelstand (10–50 Nutzer) liegen die Kosten typischerweise bei 200 bis 2.000 € im Monat, je nach Anbieter und Funktionsumfang. Hier lohnt der genaue Vergleich besonders.
Für Enterprise-Unternehmen (50+ Nutzer) starten die Kosten bei mehreren tausend Euro monatlich – individuelle Verhandlungen mit den Anbietern sind hier üblich.
So senkt ihr die CRM-Kosten
Wählt den Tarif passend zur aktuellen Größe und rüstet erst bei Bedarf auf. Nutzt jährliche Zahlung für 15 bis 30 % Rabatt. Setzt auf Anbieter mit guten Self-Service-Ressourcen, um Schulungskosten zu senken. Und prüft, ob ein kostenloses CRM für den Einstieg ausreicht.
Fazit: Ein gutes CRM muss nicht teuer sein
Die Zeiten, in denen CRM-Systeme nur für Großkonzerne bezahlbar waren, sind vorbei. Mit kostenlosen Einstiegsversionen und Plänen ab 14 € pro User ist für jedes Budget etwas dabei. Wichtig ist, dass ihr die Gesamtkosten im Blick behaltet – nicht nur den Sticker-Preis, sondern auch Add-ons, Kontaktlimits und Vertragslaufzeiten.
Häufige Fragen
Wie viel kostet ein CRM pro Monat?
Die Kosten reichen von 0 € (HubSpot Free, Zoho Free) über 14–29 € pro User für Mid-Range-Pläne bis zu 150+ € pro User für Enterprise-Lösungen. Die meisten KMU zahlen 15–30 € pro Benutzer und Monat.
Gibt es gute CRM-Systeme, die dauerhaft kostenlos sind?
Ja. HubSpot CRM Free bietet unbegrenzte Kontakte und grundlegende CRM-Funktionen ohne Zeitlimit. Zoho CRM Free ist für bis zu 3 Benutzer kostenlos. CentralStationCRM hat einen kostenlosen Starterplan.
Lohnt sich die jährliche Zahlung bei CRM-Systemen?
In der Regel ja. Die meisten Anbieter gewähren 10–20 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung. Bei Pipedrive spart ihr z. B. ca. 17 % gegenüber der monatlichen Zahlung. Der Nachteil: Ihr bindet euch für 12 Monate.
Was kostet ein CRM-System im Schnitt?
Die Spanne ist groß: kostenlose Versionen (HubSpot, Zoho, CentralStationCRM), günstige Einstiegstarife ab ca. 12–15 €/Nutzer/Monat (Pipedrive, monday) bis hin zu 25 €+ bei Salesforce. Dazu können Einrichtung und Add-ons kommen.
Welche versteckten Kosten gibt es bei CRMs?
Häufig: Aufpreise für E-Mail-Tracking, Automatisierungen, zusätzliche Kontakte oder Nutzer, Onboarding-Gebühren und Integrationskosten. Prüfe die Tarifdetails genau.
Gibt es wirklich kostenlose CRM-Systeme?
Ja. HubSpot, Zoho (bis 3 Nutzer) und CentralStationCRM bieten dauerhaft kostenlose Versionen, die für kleine Teams oft ausreichen.
Wie kann ich die Kosten für ein CRM senken?
Wähle den passenden Tarif zur aktuellen Größe, zahle jährlich für 15–30 % Rabatt, nutze Self-Service statt teurer Schulungen und starte – wenn möglich – mit einem kostenlosen CRM.
