CRM für Steuerberater 2026: DATEV, Berufsrecht und allgemeine CRMs

Brauchst du als Steuerkanzlei neben DATEV ein eigenes CRM? Für die Mandatsanbahnung oft nicht mehr: DATEV Kanzleimanagement basis und DATEV Kanzleimanagement bringen sie laut DATEV selbst mit, und für Kanzleien mit Eigenorganisation classic oder comfort gibt es das kostenlose Modul DATEV Mandatsanbahnung. Ein allgemeines CRM wie Zoho, HubSpot oder CentralStationCRM lohnt sich vor allem, wenn du Vertrieb und Marketing außerhalb der DATEV-Welt führst, und dann pflegst du Kontakte an zwei Stellen. Ob eines der sechs von uns bewerteten CRMs eine DATEV-Anbindung hat, ist nicht belegt. Berufsrechtlich zählt vor allem § 62a StBerG: Gibst du Mandantendaten an einen Dienstleister, verlangt das Gesetz einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung.

Stand: 19. Oktober 2026 – Angaben laut den Websites, Nutzungsbedingungen und Hilfeseiten der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

Was DATEV heute selbst abdeckt

DATEV baut seine Kanzleisoftware auf neue Cloud-Lösungen um. Auf der DATEV-Seite zum Kanzleimanagement heißt es (Abruf 19. Oktober 2026): „Im Oktober wurde DATEV Kanzleimanagement (basis) für die ersten Kanzleien freigegeben, die auf die neue Lösung umstellen. Auch Kanzleien, die bisher keine Eigenorganisationslösung einsetzen, können sie nutzen.“ Ein Jahr nennt die Seite nicht. Für das künftige Kanzleimanagement verspricht DATEV eine Steuerung der Kanzlei „von der Mandatsanbahnung über die Leistungserstellung bis zur Rechnungsstellung und zum Controlling“.

DATEV-Lösung	Mandatsanbahnung laut DATEV	Hinweis
DATEV Kanzleimanagement basis	„Mit DATEV Kanzleimanagement basis können Sie Interessenten digital onboarden …“	grundlegende Funktionen zur Auftragsorganisation und Auftragszeiterfassung
DATEV Kanzleimanagement	„Zusätzlich können Sie Angebote für Interessenten und Mandanten kalkulieren und versenden.“	erweitert um Auftragsplanung, interne Zeiterfassung, Abwesenheiten und Aufgaben
DATEV Eigenorganisation classic/comfort	„… unterstützt das kostenlose Modul DATEV Mandatsanbahnung …“	zu comfort: „Wird voraussichtlich Ende 2027 durch DATEV Kanzleimanagement plus abgelöst“

Die Arbeitsteilung „CRM für die Akquise, DATEV für das Fachliche“ greift damit zu kurz. Interessenten erfassen, digital onboarden und Angebote verschicken kannst du laut DATEV innerhalb der DATEV-Welt. Preise für die DATEV-Lösungen nennen wir nicht, weil wir sie nicht geprüft haben.

Wann ein allgemeines CRM trotzdem dazukommt

Ein allgemeines CRM spielt seine Stärken bei Aufgaben aus, die mit dem einzelnen Mandat wenig zu tun haben: Kontakte zu Kooperationspartnern und Multiplikatoren, Veranstaltungen, Newsletter oder eine Vertriebspipeline für Beratungsleistungen. Die Kehrseite ist doppelte Datenhaltung. Lege vorher fest, welches System für Stammdaten führend ist und wer Änderungen nachträgt, denn eine belegte DATEV-Schnittstelle der sechs bewerteten CRMs haben wir nicht gefunden. Das heißt nicht, dass es keine gibt; frag beim Anbieter gezielt danach.

Auf seiner Seite zur Leistungssteuerung nennt DATEV unter „Ergänzende Software von DATEV-Marktplatz Partnern“ zwei CRMs: „SmartWe Kanzlei CRM – Cloud-Lösung zur Optimierung von Mandantenbeziehungen“ und „SuperOffice CRM Online – Cloud-basiertes CRM-System … mit integrierten API-Schnittstellen“. Beide sind weitere Optionen, von uns nicht bewertet; sie haben keinen BuddyScore.

Berufsrecht: Verschwiegenheit und Dienstleister

Nach § 57 Abs. 1 StBerG haben Steuerberater ihren Beruf „unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft, verschwiegen und unter Verzicht auf berufswidrige Werbung auszuüben. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist.“ Verboten ist also berufswidrige Werbung, nicht Werbung überhaupt.

Für externe Dienstleister gilt § 62a StBerG. Dienstleister ist nach Abs. 1 „eine andere Person oder Stelle, die vom Steuerberater oder vom Steuerbevollmächtigten im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird.“ Ob ein CRM-Anbieter darunter fällt, beurteilen wir nicht; der Wortlaut ist weit gefasst. Die Kernpflichten:

• Auswahl (Abs. 2): Der Dienstleister ist „sorgfältig auszuwählen“; die Zusammenarbeit muss unverzüglich enden, wenn die Vorgaben nach Abs. 3 nicht gewährleistet sind.
• Vertrag (Abs. 3): „Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform.“ Darin ist der Dienstleister „unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten“, er ist zu verpflichten, sich nur insoweit Kenntnis zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und es ist festzulegen, ob er weitere Personen heranziehen darf; dann muss er diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten.
• Ausland (Abs. 4): Bei Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, darf der Zugang nur eröffnet werden, „wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, dass der Schutz der Geheimnisse dies nicht gebietet.“
• Einzelnes Mandat (Abs. 5): Für Dienstleistungen, „die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen“, braucht es die Einwilligung des Mandanten.
• Datenschutz (Abs. 8): „Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt.“

Strafrechtlich flankiert das § 203 StGB. Abs. 1 Nr. 3 nennt unter anderem „Steuerberater, Steuerbevollmächtigten“; der Strafrahmen lautet: „wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft“. Nach Abs. 3 Satz 2 dürfen Geheimnisse gegenüber „sonstigen Personen“ offenbart werden, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist. Nach Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 macht sich auch strafbar, wer „nicht dafür Sorge getragen hat“, dass eine mitwirkende Person, die ein ihr bekannt gewordenes Geheimnis unbefugt offenbart, zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Praktisch heißt das: Nach dem Wortlaut von § 62a Abs. 3 StBerG braucht es einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Ob der CRM-Anbieter das unterschreibt, klärst du vor dem Import von Mandantendaten. Ein Beispiel: Im öffentlichen AVV-Mustertext von CentralStationCRM steht in Ziffer 5.4 sinngemäß, dass nur Personen betraut werden, die sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Einen Bezug auf § 203 StGB oder § 62a StBerG haben wir in dem Mustertext nicht gefunden, die Verpflichtung musst du also auch dort eigens klären. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragst du deine Steuerberaterkammer.

Datenschutz und Datenstandort der sechs bewerteten CRMs

Zusätzlich zum Berufsrecht gilt die DSGVO. Art. 28 verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, aber keinen deutschen Serverstandort; verantwortlich bleibt die Kanzlei. Für Anbieter mit US-Bezug ist das EU-US Data Privacy Framework relevant: Den Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 hat das EuG am 3. September 2025 bestätigt (T-553/23), ein Rechtsmittel ist beim EuGH anhängig (C-703/25 P). Mehr dazu im Ratgeber DSGVO-konformes CRM.

Anbieter (BuddyScore)	Datenstandort laut Anbieter	AVV
Zoho CRM (7,9)	EU-Kunden in Amsterdam (primär) und Dublin (sekundär), kein deutsches Rechenzentrum	nicht öffentlich verlinkt, Abschluss per E-Mail an legal@zohocorp.com
Salesforce (7,9)	EU Operating Zone als Option: Kundendaten „strikt innerhalb der EU“; Standardstandort und Preis der Zone nicht genannt	öffentlich (Data Processing Addendum)
Pipedrive (7,6)	EU-Kunden werden der EU-Region zugeordnet (Frankfurt, Dublin), mit Vorbehalt des Anbieters	öffentlich, sieht USA-Transfer vor
HubSpot (7,5)	Frankfurt für zahlende EU-Neukunden per IP-Zuordnung, nicht wählbar; reine Gratis-Accounts in den USA	öffentlich
CentralStationCRM (7,0)	Rechenzentren in Deutschland; Kundendaten und Anhänge laut Anbieter in der BRD	Mustertext öffentlich
monday CRM (6,8)	EU-Datenregion laut monday-Hilfe für Enterprise (heute „Ultimate“) sowie für ab 23.01.2023 angelegte Standard- und Pro-Accounts; Basic nicht genannt; Zuordnung automatisch, nicht verlegbar	öffentlich

Wenn du Mandantendaten im CRM ablegen willst, ist der Datenstandort nur ein Baustein. Entscheidend bleiben der Vertrag nach § 62a Abs. 3 StBerG und, bei Verarbeitung im Ausland, die Prüfung nach Abs. 4. Die vollständige Bewertung der sechs steht in unserer Rangliste der CRM-Anbieter.

So gehst du vor

• Bedarf klären: Prüfe zuerst, was DATEV Kanzleimanagement oder das Modul Mandatsanbahnung bei dir schon abdeckt.
• Rolle des CRM festlegen: Nur Marketing und Netzwerk oder auch Mandantendaten? Liegen im CRM keine Tatsachen, die unter die Verschwiegenheit nach § 57 Abs. 1 fallen, stellt sich die Frage nach § 62a gar nicht erst; im Zweifel klärst du das mit deiner Kammer.
• Vertrag prüfen: AVV nach Art. 28 DSGVO plus Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform nach § 62a Abs. 3 StBerG.
• Ausland prüfen: Wird die Dienstleistung ganz oder teilweise im Ausland erbracht, etwa über Server oder Support außerhalb Deutschlands, prüfst du die Voraussetzungen von § 62a Abs. 4 StBerG.
• Datenpflege regeln: Welches System führt die Stammdaten, wer gleicht ab?
• Kostenlos testen: Zoho CRM ist für 3 Benutzer dauerhaft kostenlos, CentralStationCRM Starter für 3 Nutzer:innen. Die Kostenlose Suite von Salesforce (bis 2 Nutzer:innen) hat laut Salesforce „kein Ablaufdatum, solange Sie sich mindestens einmal alle 60 Tage anmelden“. Die kostenlose Version von HubSpot (bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte) wird in den USA gehostet.