CRM für Selbstständige und Freiberufler 2026: Gratis-Tarife und Einstieg

Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in kommst du oft ganz ohne Lizenzkosten aus: Von den sechs von uns bewerteten CRMs haben vier einen dauerhaft kostenlosen Tarif – Zoho CRM für 3 Benutzer, die Kostenlose Suite von Salesforce für bis zu 2 Nutzer:innen, HubSpot für bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte und CentralStationCRM Starter für 3 Nutzer:innen und 200 Kontakte. Pipedrive und monday CRM haben nur eine 14-tägige Testphase. Reicht der Gratis-Tarif nicht mehr, kostet ein einzelner Platz ab 14 € im Monat bei jährlicher Abrechnung (Zoho CRM Standard zzgl. lokaler Steuern, Pipedrive Lite exkl. MwSt.).

Stand: 15. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei. Übrige Angaben laut den Websites der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

Selbstständig oder freiberuflich: spielt das eine Rolle?

Steuerlich ja, für die CRM-Wahl kaum. Freiberuflich ist nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG unter anderem „die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ sowie die Arbeit von Ärzten, Rechtsanwälten, Ingenieuren, Architekten, Journalisten, Dolmetschern, Übersetzern „und ähnlicher Berufe“. Wer ein Gewerbe betreibt, ist ebenfalls selbstständig, aber kein Freiberufler. Ob Designerin, Berater oder Handwerker im Ein-Personen-Betrieb: Die Anforderungen an ein CRM sind ähnlich – Kontakte, Notizen, Wiedervorlagen und ein Überblick über offene Angebote. Eine Ausnahme sind Berufe mit Schweigepflicht: Ob und unter welchen Bedingungen du Mandanten- oder Patientendaten in einer Cloud-Software speichern darfst, klärst du mit deiner Kammer.

Die Gratis-Tarife und der erste Bezahlschritt

Die Reihenfolge entspricht dem BuddyScore. Wie die Punkte zustande kommen, erklärt So testen wir.

Anbieter (BuddyScore)	Dauerhaft kostenlos	Grenzen laut Anbieter	Günstigster bezahlter Tarif
Zoho CRM (7,9)	ja	3 Benutzer	Standard: 14 € jährlich / 20 € monatlich pro Benutzer, zzgl. lokaler Steuern
Salesforce (7,9)	ja, Kostenlose Suite	bis zu 2 Nutzer:innen; kein Ablauf, solange du dich mindestens alle 60 Tage anmeldest	Starter Suite: 25 € pro Benutzer (monatlich oder jährlich)
Pipedrive (7,6)	nein	14 Tage Test ohne Kreditkarte	Lite: 14 € jährlich / 24 € monatlich pro Nutzerprofil, exkl. MwSt.
HubSpot (7,5)	ja	bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte; reine Gratis-Accounts werden in den USA gehostet	Starter: 20 € pro Lizenz (regulär)
CentralStationCRM (7,0)	ja, Starter	3 Nutzer:innen, 200 Kontakte, 100 MB	Team: 25 € je Paket für 3 Nutzer:innen und 3.000 Kontakte, zzgl. MwSt.
monday CRM (6,8)	nein	14 Tage Test	Basic ab 3 Benutzern: 36 € jährlich (3 × 12 €) / 54 € monatlich (3 × 18 €), zzgl. Steuern

Für Salesforce und HubSpot nennt unser Preisabruf keinen Hinweis auf netto oder brutto; prüfe das vor der Buchung auf der Preisseite. Für Solo-Selbstständige kommt monday CRM praktisch nicht infrage, weil mindestens drei Plätze gebucht werden müssen. Wie sich die Kosten bei mehr Nutzern entwickeln, rechnet unser Ratgeber CRM Kosten durch; alle Gratis-Grenzen nebeneinander zeigt der Vergleich kostenloser CRM-Systeme.

Welcher Tarif zu welchem Bedarf passt

• Wenn dir eine Speicherung in Deutschland wichtig ist: CentralStationCRM sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu und stellt den AV-Mustertext öffentlich bereit. Der Gratis-Tarif endet bei 200 Kontakten, danach kostet das Team-Paket 25 € im Monat zzgl. MwSt.
• Wenn du mehr als 200 Kontakte gratis verwalten willst: HubSpot erlaubt 1.000 Kontakte, hostet reine Gratis-Accounts aber in den USA. Zoho nennt für die Gratis-Version 3 Benutzer; weitere Grenzen konnten wir nicht abrufen.
• Wenn du E-Mails und Termine im CRM willst: HubSpot Free enthält E-Mail-Tracking, einen Meeting-Planer und eine einfache Pipeline. Bei Pipedrive gibt es E-Mail-Sync und Automationen erst ab Growth (39 € jährlich bzw. 49 € monatlich pro Nutzerprofil, exkl. MwSt.).
• Wenn du automatische Abläufe brauchst: Bei HubSpot gibt es Workflows erst ab Professional, monday CRM Basic hat keine Automatisierungen. Zoho nennt Workflows schon in der Gratis-Version.
• Wenn die Bedienung wichtiger ist als der Funktionsumfang: In unserer Teilnote Bedienbarkeit & Sprache liegt CentralStationCRM mit 9 vorn, HubSpot, Pipedrive und monday CRM folgen mit 8, Zoho CRM hat 7, Salesforce 6.

Reicht eine Tabelle, Notion oder Trello?

Für den Anfang oft schon. Erinnerungen gibt es auch dort: In Trello setzt du eine Erinnerung an derselben Stelle wie das Fälligkeitsdatum einer Karte, Notion erinnert per „@remind“ oder über eine Datumseigenschaft; wiederkehrende Erinnerungen führt Notion als geplant. Welche Funktionen davon im jeweiligen Gratis-Plan stecken und wie gut sich E-Mails einbinden lassen, haben wir nicht geprüft.

Was ein CRM zusätzlich bringt, ist die Struktur: Jeder Kontakt hat einen Verlauf aus Notizen, E-Mails und Terminen, jede Anfrage durchläuft feste Phasen bis zum Auftrag, und Wiedervorlagen hängen am Kontakt statt an einer losen Karte. Wenn du merkst, dass du Angebote nicht mehr nachfasst oder Informationen über einen Kunden an drei Stellen suchst, lohnt der Umstieg auf einen der Gratis-Tarife oben. Feste Schwellen in Kontakten oder Kunden gibt es dafür nicht – das hängt davon ab, wie oft du mit deinen Kunden zu tun hast.

Anbindung an die Buchhaltung

• CentralStationCRM verlinkt eine Integration mit Lexware Office (früher lexoffice) unter dem Stichwort „Rechnungen ins CRM importieren“.
• HubSpot: Im Marketplace gibt es die App „sevdesk - Accounting App for HubSpot“ des Drittanbieters Maesn. Sie synchronisiert Kontakte und Unternehmen und setzt ein sevdesk-Abo voraus. Rechnungen und Angebote waren laut einer Antwort des Anbieters vom November 2024 noch in Entwicklung.
• Andere Wege: Verbindungen über Zapier und die Zoho-eigenen Integrationen haben wir nicht geprüft. Frag vor der Wahl beim Anbieter nach, welche Daten in welche Richtung fließen.

Ein Hinweis zur Rechnung selbst: Rechnest du an andere Unternehmen im Inland ab, musst du nach dem Wortlaut von § 14 und § 27 Abs. 38 UStG E-Rechnungen ausstellen – ab 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 Satz 4 UStDV). Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, darfst du nach § 34a Satz 4 UStDV „immer als sonstige Rechnung“ abrechnen, musst also keine E-Rechnung ausstellen; empfangen können musst du E-Rechnungen anderer Unternehmen nach dem Wortlaut von § 14 UStG trotzdem. Ob für dich weitere Ausnahmen gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung. Was das genau bedeutet und welche Programme das Format laut Hersteller erzeugen, steht in unserem Ratgeber CRM für Handwerker.

So startest du

Lege zuerst fest, was das CRM für dich erledigen soll – Kontakte sammeln, Angebote nachfassen, Termine planen. Wähle dann einen Gratis-Tarif, dessen Grenzen zu deinem Kontaktbestand passen, und importiere nur bereinigte Daten. Nutze die Testphasen der Bezahltarife mit echten Vorgängen: 14 Tage bei Pipedrive und monday CRM, 30 Tage ohne Zahlungsdaten bei CentralStationCRM.

Auch allein bist du für die Daten deiner Kunden verantwortlich. Nutzt du eine Cloud-Software, brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Öffentlich abrufbar ist er bei Pipedrive, Salesforce, HubSpot, monday CRM und CentralStationCRM (als Mustertext, Abschluss im Account); bei Zoho forderst du ihn per E-Mail an legal@zohocorp.com an. Ob der HubSpot-AVV auch reine Gratis-Accounts abdeckt, sagt HubSpot nicht. Ein deutscher Serverstandort ist dafür keine Voraussetzung, aber ein Kriterium, das du bewusst abwägen solltest.