CRM für Handwerker 2026: CRM oder Handwerkersoftware?

Ein CRM verwaltet Kunden, Anfragen und die Nachverfolgung von Angeboten. Eine Handwerkersoftware deckt je nach Produkt zusätzlich den Betriebsablauf ab: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Angebote und Rechnungen. Brauchst du vor allem den Überblick über Kunden, Rückrufe und offene Angebote, reicht ein allgemeines CRM – vier der sechs von uns bewerteten Anbieter haben dafür einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Planst du mehrere Teams, dokumentierst Baustellen und schreibst Abschlagsrechnungen, bist du bei einer Handwerkersoftware besser aufgehoben. Spätestens mit der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, solltest du prüfen, welches Programm bei dir die Rechnung erzeugt.

Stand: 15. Oktober 2026 – Angaben laut den Websites der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

CRM, Handwerkersoftware, Buchhaltung: wer macht was

Im Handwerksbetrieb laufen meist drei Aufgaben nebeneinander: Kundenpflege (Anfrage, Rückruf, Angebot nachfassen), Betriebsablauf (Termin, Einsatz, Material, Doku) und Buchhaltung (Rechnung, Zahlung, Steuerberatung). Ein allgemeines CRM ist für die erste Aufgabe gebaut. Eine Handwerkersoftware setzt beim Betriebsablauf an und übernimmt je nach Produkt auch Angebote und Rechnungen. Das Buchhaltungsprogramm schließlich verbucht die Rechnungen – und muss oft das E-Rechnungsformat beherrschen, wenn die Rechnung dort entsteht.

Drei Handwerkerprogramme, wie ihre Hersteller sie auf der Startseite beschreiben. Wir haben sie nicht bewertet, sie haben keinen BuddyScore; Preise nennen wir nicht, weil wir sie nicht geprüft haben.

Programm (Hersteller)	Selbstbeschreibung	Funktionen laut Startseite	Rechnung und Buchhaltung
Craftboxx (Craftboxx GmbH, Flensburg)	„Handwerkersoftware für Planung, Zeiterfassung, Dokumentation“, „Ideal für Betriebe mit mehreren Teams“	digitale Plantafel für Mitarbeitende, Werkzeuge und Fahrzeuge; Doku per Foto, Notiz oder Zeichnung; Kundenunterschrift vor Ort auf Handy oder Tablet	Anbindung an Lexware Office, sevdesk, bexio und qonto; fertige Aufträge gehen als Rechnungsentwurf an Lexware Office zurück
openHandwerk (openHandwerk GmbH)	„Handwerkersoftware / Bausoftware in der Cloud für Handwerksbetriebe / Bauunternehmen“	Cloudlösung mit App (App Store, Google Play); Angebote „auf einen Blick mit automatischer Angebotsverfolgung“	Abschlagsrechnungen, kumulative Teilrechnungen, Sicherheitseinbehalte; laut Hersteller mehr als 20 Schnittstellen
STREIT (STREIT Software GmbH, Haslach/Kinzigtal)	Handwerkersoftware für Elektro, SHK, Kälte/Klima und Bedachung, „für jede Betriebsgröße“	Kalkulation, Angebote, Lieferscheine, Serviceaufträge; Apps für iOS, Android und Windows	Rechnungen; nennt „ZUGFeRD, GAEB, Aufmaß und Nachkalkulation“

Was eine Startseite nicht nennt, kann ein Programm trotzdem können. Frag deshalb gezielt beim Hersteller nach, wenn dir etwa E-Rechnung, DATEV-Export, Aufmaß oder ein Offline-Modus wichtig sind. Bei STREIT gehören die Apps „Zeit+“ und „Monteur+“ laut Hersteller nicht zur Complete-Desktop-Lizenz.

E-Rechnung: was ab wann gilt

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Ein PDF per E-Mail ist danach eine „sonstige Rechnung“. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG für Leistungen an einen anderen Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind. Für Handwerker wichtig: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück musst du nach Nr. 3 auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen – die E-Rechnungspflicht betrifft aber nur den B2B-Fall nach Nr. 1.

• Ausstellen: Nach der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG sind Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie ein PDF für Umsätze aus 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Nach dem Wortlaut musst du also ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, wenn dein Vorjahresumsatz darüber lag, und ab 1. Januar 2028 unabhängig vom Umsatz; Ausnahmen siehe unten.
• Empfangen: Aus dem Wortlaut von § 14 UStG folgt, dass inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025 annehmen können müssen, weil es im Pflichtfall nicht auf die Zustimmung des Empfängers ankommt. Das ist aus dem Gesetzestext abgeleitet; ob ergänzende Schreiben des Finanzministeriums weitere Erleichterungen nennen, klärst du mit deiner Steuerberatung.
• Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Kleinunternehmer: Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, können nach § 34a Satz 4 UStDV „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Als Kleinunternehmer musst du also keine E-Rechnung ausstellen; empfangen können musst du sie nach dem Wortlaut von § 14 UStG trotzdem.

Für die Softwarewahl heißt das: Entscheidend ist das Programm, in dem deine Rechnung entsteht. Lexware Office wirbt mit „E-Rechnung inklusive: XRechnung und ZUGFeRD integriert“, STREIT nennt ZUGFeRD. Craftboxx und openHandwerk erwähnen die E-Rechnung auf ihrer Startseite nicht. Ob die sechs allgemeinen CRMs selbst E-Rechnungen erzeugen, haben wir nicht geprüft – wenn deine Rechnungen im Buchhaltungsprogramm entstehen, liefert das CRM ohnehin nur die Kundendaten.

Allgemeine CRMs: was die sechs bewerteten Systeme mitbringen

Die Reihenfolge entspricht dem BuddyScore, die Begründung steht in der Rangliste der CRM-Anbieter. Die rechte Spalte nennt nur Punkte, die für einen Handwerksbetrieb belegt sind.

Anbieter (BuddyScore)	Dauerhaft kostenlos	Für Handwerksbetriebe relevant
Zoho CRM (7,9)	ja, 3 Benutzer	Gratis-Version laut Zoho mit Leads, Deals, Workflows, Berichten und mobiler App; Teilnote Preis & Transparenz 9
Salesforce (7,9)	ja, Kostenlose Suite für bis zu 2 Nutzer:innen (Anmeldung mindestens alle 60 Tage)	größter Funktionsumfang im Feld (Teilnote 10), aber Bedienbarkeit & Sprache mit 6 die niedrigste
Pipedrive (7,6)	nein, 14 Tage Test	Visitenkartenscanner in der Mobile-App; Automationen erst ab Growth
HubSpot (7,5)	ja, bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte; reine Gratis-Accounts werden in den USA gehostet	mobiler Zugriff laut HubSpot; sevdesk-App im Marketplace; Workflows erst ab Professional
CentralStationCRM (7,0)	ja, Starter: 3 Nutzer:innen, 200 Kontakte	höchste Teilnote Bedienbarkeit (9); Reiter „Angebote“; Lexware-Office-Integration; keine native App, läuft im Browser
monday CRM (6,8)	nein, 14 Tage Test	erst ab 3 Benutzern buchbar; Basic mit 20 Angeboten/Rechnungen pro Monat, aber ohne Automatisierungen

Wenn du allein oder zu zweit vor allem Anfragen und Rückrufe festhalten willst, decken Zoho CRM, die Kostenlose Suite von Salesforce, HubSpot und CentralStationCRM das ohne Kosten ab. Wenn dir eine Speicherung in Deutschland wichtig ist: CentralStationCRM sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu, während reine HubSpot-Gratis-Accounts in den USA liegen. Wenn du automatische Abläufe willst, etwa eine Erinnerung nach jedem Angebot, prüfe die Tarifschwelle: bei Pipedrive ab Growth, bei monday CRM ab Standard, bei HubSpot-Workflows erst ab Professional. Die Grenzen aller Gratis-Tarife nebeneinander zeigt unser Vergleich kostenloser CRM-Systeme.

Unterwegs und auf der Baustelle

Für die Baustelle zählt, was auf dem Smartphone funktioniert. CentralStationCRM hat keine native App, sondern läuft laut Anbieter „einfach im Webbrowser“ und ist so auch auf dem Smartphone nutzbar. Zoho nennt eine mobile App schon in der Gratis-Version, Pipedrive einen Visitenkartenscanner („Contact scanner“) in der Mobile-App für Android 11 und iOS 18 oder neuer, HubSpot den mobilen Zugriff auf das CRM. Bei den Handwerkerprogrammen nennen Craftboxx einen digitalen Stundenzettel auf Desktop und Smartphone, openHandwerk eine App für iOS und Android und STREIT Apps für iOS, Android und Windows.

Einen Offline-Modus haben wir auf den Herstellerseiten nicht gefunden – das heißt nicht, dass es keinen gibt. Teste das in der Probephase dort, wo du es brauchst: im Keller, auf dem Dach, auf dem Land.

Anbindung an die Buchhaltung

• CentralStationCRM verlinkt eine Integration mit Lexware Office („Rechnungen ins CRM importieren“).
• HubSpot: Im Marketplace steht die App „sevdesk - Accounting App for HubSpot“ eines Drittanbieters (Maesn). Sie synchronisiert Kontakte und Unternehmen und setzt ein sevdesk-Abo voraus; Rechnungen und Angebote sind laut einer Antwort des Anbieters vom November 2024 noch in Entwicklung.
• Craftboxx nennt Lexware Office, sevdesk, bexio und qonto, openHandwerk mehr als 20 Schnittstellen, darunter die Kategorie Buchhaltung.
• DATEV: Ob und wie ein Programm an DATEV übergibt, haben wir nicht geprüft. Kläre das vorab mit Hersteller und Steuerberatung.

Lexware Office ist übrigens der heutige Name des Programms, das früher lexoffice hieß.

So triffst du die Entscheidung

• Kundenpflege im Vordergrund, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm: Ein Gratis-CRM plus Buchhaltung mit E-Rechnung reicht. Für Ein-Personen-Betriebe lohnt auch der Blick auf unseren Ratgeber CRM für Selbstständige.
• Mehrere Teams, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Doku: Hier setzen Handwerkerprogramme wie Craftboxx, openHandwerk oder STREIT an.
• Abschlags- und Teilrechnungen: Frag gezielt nach – openHandwerk nennt sie ausdrücklich.
• Testphase nutzen: 14 Tage bei Pipedrive und monday CRM, 30 Tage ohne Zahlungsdaten bei CentralStationCRM. Wie du die Einführung planst, zeigt unsere Anleitung zur CRM-Einführung.