CRM für Immobilienmakler 2026: Maklersoftware oder Allround-CRM?

Für Immobilienmakler gibt es zwei Wege: eine Maklersoftware wie onOffice enterprise, FLOWFACT oder Propstack, die Objekte verwaltet, Exposés erstellt und Inserate an Immobilienportale überträgt, oder ein allgemeines CRM, das Eigentümer, Interessenten und Abschlüsse verwaltet. Eine Anbindung an Immobilienportale haben wir bei den sechs von uns bewerteten CRMs nicht geprüft. Wer regelmäßig Objekte auf Portalen inseriert, ist deshalb mit einer Maklersoftware besser bedient; wer wenige Objekte betreut und vor allem Kontakte pflegt, kann mit einem Allround-CRM starten. In beiden Fällen muss die Software zu deinen Pflichten passen – vom Geldwäschegesetz bis zur Selbstauskunft von Mietinteressenten.

Stand: 15. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei. Übrige Angaben laut den Websites der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

Drei Maklerprogramme – und wer dahintersteht

Die Tabelle gibt wieder, was die Hersteller auf ihren Websites angeben. Wir haben die drei Programme nicht bewertet, sie haben keinen BuddyScore; ihre Preise haben wir nicht geprüft.

Programm	Betreiber laut Impressum	Portale laut Hersteller	Exposé	Weitere Angaben des Herstellers
onOffice enterprise	onOffice GmbH, Aachen	„Eine Software – über 150 Portale.“; Veröffentlichung mit einem Klick, automatischer Vollabgleich in drei Portalen	PDFdesigner und Web-Exposé	Anfragenmanager verschickt passende Exposés automatisch; Server laut FAQ in Deutschland; App für den Außendienst
FLOWFACT	Propstack GmbH, Berlin	„Portalübertragung an über 150 Immobilienportale“	„Interaktives Exposé“	„Suchprofil-Matching“; Varianten Residential, Commercial und Mini (laut Hersteller u. a. für Einzelkämpfer:innen und den CRM-Einstieg)
Propstack	Propstack GmbH, Berlin	„eine enge Integration mit ImmobilienScout24 und weiteren Lösungen der Immobilienbranche“, keine Portalzahl genannt	Exposé-Erstellung als KI-Aufgabe	Objektakte mit Medien, Dokumenten und Grundrissen; Zielgruppen u. a. Wohnmakler, Franchise-Systeme, Projektvertriebe, Gewerbemakler

Wichtig für deinen Vergleich: FLOWFACT und Propstack werden laut Impressum von derselben Gesellschaft betrieben, der Propstack GmbH in Berlin. Es sind zwei Produkte eines Anbieters, keine unabhängigen Wettbewerber. Unter den Portalpartnern von onOffice stehen unter anderem Immowelt und Kleinanzeigen, betrieben von der kleinanzeigen.de GmbH in Berlin.

Was ein Makler-CRM können sollte

• Objektverwaltung: Objektakte mit Fotos, Grundrissen, Dokumenten und Status.
• Interessenten mit Suchprofil: Ein Abgleich, der passende Suchkunden zu neuen Objekten vorschlägt – FLOWFACT nennt das „Suchprofil-Matching“.
• Portalübertragung: Inserate aus der Software heraus veröffentlichen und aktualisieren, statt sie in jedem Portal einzeln zu pflegen.
• Exposé: Vorlagen für PDF- oder Web-Exposés.
• Dokumentation und Fristen: Ablage für Identifizierungsnachweise, Maklerverträge in Textform und Widerrufsbelehrungen, dazu Lösch- und Aufbewahrungsfristen.

Allround-CRMs als Alternative für kleine Büros

Wenn du ohne Portalexport auskommst – etwa weil du Objekte direkt im Portal einstellst oder vor allem im Off-Market-Geschäft arbeitest –, reicht ein allgemeines CRM für Kontakte, Termine und die Pipeline bis zum Notartermin. Die Reihenfolge entspricht dem BuddyScore; die Begründung steht in der Rangliste der CRM-Anbieter.

Anbieter (BuddyScore)	Dauerhaft kostenlos	Günstigster bezahlter Tarif
Zoho CRM (7,9)	ja, 3 Benutzer	Standard: 14 € jährlich / 20 € monatlich pro Benutzer, zzgl. lokaler Steuern
Salesforce (7,9)	ja, Kostenlose Suite für bis zu 2 Nutzer:innen	Starter Suite: 25 € pro Benutzer (monatlich oder jährlich)
Pipedrive (7,6)	nein, 14 Tage Test	Lite: 14 € jährlich / 24 € monatlich pro Nutzerprofil, exkl. MwSt.
HubSpot (7,5)	ja, bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte; reine Gratis-Accounts in den USA gehostet	Starter: 20 € pro Lizenz (regulär)
CentralStationCRM (7,0)	ja, Starter: 3 Nutzer:innen, 200 Kontakte	Team: 24 € je Paket für 3 Nutzer:innen, zzgl. MwSt.
monday CRM (6,8)	nein, 14 Tage Test	Basic: 36 € jährlich (3 × 12 €) / 54 € monatlich (3 × 18 €), zzgl. Steuern

Objektfelder legst du in einem Allround-CRM selbst an. Ob es für Exposés und Portalexport passende Integrationen gibt, haben wir nicht geprüft – rechne damit, dafür weitere Werkzeuge zu brauchen, und frag beim Anbieter nach. Für das Pipedrive-Dokumenten-Add-on Smart Docs ist nicht belegt, dass sich damit Exposés bauen lassen. Für ein Einzelbüro mit wenigen Objekten kann diese Kombination trotzdem reichen; was ein CRM pro Monat insgesamt kostet, rechnet unser Ratgeber CRM Kosten durch.

Pflichten, bei denen die Software helfen kann

Mehrere gesetzliche Pflichten von Maklern hinterlassen Dokumente und Fristen – genau dort nützt eine saubere Ablage im CRM. Die Tabelle gibt den Kern des Wortlauts wieder. Das ist keine Rechtsberatung; wie die Pflichten in deinem Fall greifen, klärst du mit deiner Kammer, deinem Verband oder einer Anwältin.

Vorschrift	Kern des Wortlauts	Wo die Software hilft
§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG	Immobilienmakler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz.	Pflichtfelder und Ablage je Vorgang
§ 10 Abs. 6 GwG	Sorgfaltspflichten bei der Vermittlung von Kaufverträgen und von Miet- oder Pachtverträgen mit einer monatlichen Nettokaltmiete oder -pacht von mindestens 10.000 €.	Kennzeichnung betroffener Vorgänge
§ 11 Abs. 2 GwG	Identifizierung der Vertragsparteien, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung besteht und die Parteien hinreichend bestimmt sind; sind auf beiden Seiten Makler tätig, identifiziert jeder seine Partei.	Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt der Pipeline
§ 8 Abs. 4 GwG	Aufzeichnungen fünf Jahre aufbewahren, spätestens nach zehn Jahren vernichten.	Dokumentenablage mit Frist
§ 656a BGB	Maklervertrag über Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses bedarf der Textform.	Nachweis des Vertrags im Kontaktverlauf
§ 656c Abs. 1 BGB	Lässt sich der Makler beim Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses von beiden Parteien bezahlen, müssen sie sich in gleicher Höhe verpflichten.	Provisionsfelder je Partei
§ 312g Abs. 1 BGB, § 356 Abs. 3 BGB	Widerrufsrecht für Verbraucher bei Fernabsatz- und außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen; die Frist beginnt erst mit ordnungsgemäßer Belehrung.	Datum und Inhalt der Belehrung festhalten

Die Aufsicht nach dem Geldwäschegesetz liegt für Immobilienmakler bei den nach Landesrecht zuständigen Stellen (§ 50 Nr. 9 GwG), nicht bei der BaFin. Für die Tätigkeit selbst brauchst du eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Ob onOffice, FLOWFACT oder Propstack ein eigenes Modul für die GwG-Dokumentation haben, nennen die abgerufenen Herstellerseiten nicht – frag gezielt danach.

Datenschutz bei Interessentendaten

Die „Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen“ der Datenschutzkonferenz (DSK) liegt in Version 2.0 (Stand Januar 2026) vor. Ihr Musterfragebogen unterscheidet Phasen: Für die Besichtigung genügen Name und eine Kontaktangabe; erst bei Anmietungsinteresse nach der Besichtigung kommen Angaben wie Arbeitgeber und Einkommen hinzu; Einkommensnachweis und Bonitätsnachweis bzw. eine Abfrage bei einer Auskunftei folgen erst vor Vertragsschluss. Die Datenschutzaufsicht Sachsen-Anhalt (LfD) stellt in ihrer Pressemitteilung vom 31. März 2026 klar, dass auch Makler „nicht pauschal oder vorsorglich persönliche Daten“ sammeln dürfen; unzulässig sind danach etwa Kopien des Personalausweises und Fragen nach Familienstand, Religion, Staatsangehörigkeit oder Hobbys.

Für dein CRM heißt das: Felder nach Phasen anlegen, sensible Nachweise erst spät erfassen und Löschfristen setzen – die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. e, Daten nicht länger als nötig zu speichern. Konkrete Löschfristen für abgelehnte Interessenten nennen die von uns abgerufenen Dokumente nicht; lege sie mit deiner Datenschutzberatung fest. Nutzt du eine Cloud-Software, brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; verantwortlich bleibst du. onOffice gibt an, seine Server in Deutschland zu betreiben, für FLOWFACT und Propstack haben wir den Standort nicht abgerufen. Was ein Anbieter liefern muss, erklärt unser Ratgeber CRM und DSGVO.