Salesforce einzurichten ist komplexer als bei anderen CRM-Systemen – aber mit der richtigen Anleitung machbar. Dieser Guide zeigt dir die wichtigsten Schritte, um dein Salesforce CRM von Grund auf produktiv zu konfigurieren.
Schritt 1: Trailhead-Account und Grundeinstellungen
Starte mit einem Salesforce-Testaccount über trailhead.salesforce.com. Dort erhältst du eine voll funktionsfähige Developer Edition. Konfiguriere unter Setup → Company Settings dein Firmenprofil: Währung auf EUR, Sprache auf Deutsch, Geschäftsjahr und Zeitzone. Aktiviere unter Setup → Data Protection die DSGVO-relevanten Einstellungen.
Schritt 2: Benutzer und Berechtigungen
Unter Setup → Users legst du dein Team an. Salesforce arbeitet mit einem mächtigen Rollenmodell: Profiles bestimmen, was ein Nutzer tun darf, Roles steuern die Datensichtbarkeit in der Hierarchie. Für den Start empfehlen wir: Ein Admin-Profil für dich, ein Standard-User-Profil für dein Vertriebsteam und ein Read-Only-Profil für Management-Einblicke.
Schritt 3: Custom Objects und Felder anpassen
Salesforce‘ Stärke liegt in der Anpassbarkeit. Unter Setup → Object Manager passt du die Standard-Objekte (Leads, Accounts, Opportunities, Contacts) an dein Business an. Füge Custom Fields hinzu, die dein Vertriebsprozess braucht – etwa „Lead-Quelle Detail“, „Branche“ oder „Vertragslaufzeit“. Erstelle bei Bedarf komplett neue Custom Objects für branchenspezifische Daten.
Schritt 4: Sales Process und Opportunity Stages
Definiere deinen Vertriebsprozess unter Setup → Sales Processes. Erstelle Opportunity Stages, die zu deinem Workflow passen, und ordne jedem Stage eine Gewinnwahrscheinlichkeit zu. Typisch für B2B-Vertrieb sind 5 bis 7 Phasen von der Qualifizierung bis zum Abschluss. Achte darauf, dass jede Phase klar definierte Eingangs- und Ausgangskriterien hat.
Schritt 5: Datenimport und Bereinigung
Nutze den Data Import Wizard oder Data Loader für den Import bestehender Daten. Der Import Wizard ist benutzerfreundlicher (bis 50.000 Datensätze), der Data Loader leistungsfähiger (bis 5 Millionen). Bereinige deine Daten vorab: keine Duplikate, einheitliche Formate für Telefonnummern und Adressen. Aktiviere nach dem Import die Duplicate Rules unter Setup, damit keine neuen Duplikate entstehen.
Schritt 6: Reports und Dashboards erstellen
Erstelle unter dem Tab Reports individuelle Berichte: Pipeline-Report, Win/Loss-Analyse, Aktivitäten pro Vertriebler. Kombiniere diese in einem Dashboard für die tägliche Übersicht. Salesforce bietet vier Report-Typen: Tabular, Summary, Matrix und Joined. Für den Start reichen Summary-Reports mit Gruppierung nach Stage oder Owner.
Nächste Schritte
Nach der Grundkonfiguration empfehlen wir: Automation Rules über Flow Builder erstellen, das E-Mail-Template-System für Vertriebskommunikation nutzen und die Salesforce Mobile App für dein Team einrichten. Für eine detaillierte Bewertung aller Salesforce-Features, schau in unseren Salesforce CRM Test.
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