„Was kostet ein CRM?“ ist die häufigste Frage, die uns gestellt wird. Die ehrliche Antwort: Von 0 € bis über 300 € pro Nutzer und Monat ist alles drin. Wir schlüsseln die Preise der beliebtesten CRM-Systeme auf und zeigen euch, wo versteckte Kosten lauern.
CRM-Kosten im Überblick: Alle Preise 2026
| CRM | Free | Starter | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | 0 € | 15 €/User | 90 €/User | 150 €/User |
| Pipedrive | — | 14 €/User | 29 €/User | 59 €/User |
| Zoho CRM | 0 € (3 User) | 14 €/User | 23 €/User | 40 €/User |
| Salesforce | — | 25 €/User | 80 €/User | 165 €/User |
| CentralStationCRM | 0 € | 19 €/Paket | 39 €/Paket | — |
| Brevo | 0 € | 7 € | 16 € | Auf Anfrage |
Preise gerundet, Stand April 2026. Die meisten Anbieter gewähren 10–20 % Rabatt bei jährlicher Zahlung.
Die drei CRM-Preiskategorien
Kostenlose CRMs (0 €)
HubSpot, Zoho und CentralStationCRM bieten dauerhaft kostenlose Versionen an. Diese eignen sich für Selbstständige und kleine Teams bis 3–5 Personen. Einschränkungen: Weniger Automatisierungen, eingeschränktes Reporting und manchmal Branding des Anbieters in E-Mails.
Mid-Range (10–30 € pro User/Monat)
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen landen in dieser Preiskategorie. Für 14–29 € pro User und Monat bekommt ihr bei Pipedrive, Zoho oder HubSpot ein vollwertiges CRM mit Automatisierungen, E-Mail-Integration, Reporting und Telefon-Features. Für ein Team von 5 Personen sind das 70–145 € monatlich.
Enterprise (50–300 € pro User/Monat)
Salesforce Enterprise, HubSpot Enterprise und Zoho CRM Ultimate richten sich an größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Hier bekommt ihr KI-Features, Advanced Analytics, Custom Objects und dedizierten Support. Für KMU ist diese Kategorie in der Regel Overkill.
Versteckte Kosten: Worauf ihr achten müsst
Der monatliche Preis pro User ist nur die halbe Wahrheit. Achtet auf diese versteckten Kostenfallen:
- Kontaktlimits: HubSpot berechnet ab 1.000 Marketing-Kontakten extra. Wer 10.000+ Kontakte hat, zahlt deutlich mehr
- Add-ons: Features wie Telefonintegration, SMS oder erweiterte Automatisierungen kosten bei vielen Anbietern extra
- Einrichtung & Migration: Manche Anbieter (besonders Salesforce) berechnen Onboarding-Gebühren von 500–5.000 €
- API-Zugriff: Bei günstigen Plänen ist der API-Zugriff oft eingeschränkt oder kostet extra
- Vertragslaufzeit: Manche Anbieter bieten Monatspreise nur bei Jahreszahlung an – der echte Monatspreis ist höher
Was ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Für Solopreneure: HubSpot CRM Free – kostet nichts und bietet mehr als die meisten Bezahlversionen der Konkurrenz.
Für kleine Teams (3–10 User): Zoho CRM Standard (14 €/User) bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit umfangreichen Features, Anpassbarkeit und gutem Support.
Für vertriebslastige Teams: Pipedrive Advanced (29 €/User) liefert die beste Sales-Pipeline mit E-Mail-Tracking, Workflow-Automatisierung und starkem Reporting.
Fazit: Ein gutes CRM muss nicht teuer sein
Die Zeiten, in denen CRM-Systeme nur für Großkonzerne bezahlbar waren, sind vorbei. Mit kostenlosen Einstiegsversionen und Plänen ab 14 € pro User ist für jedes Budget etwas dabei. Wichtig ist, dass ihr die Gesamtkosten im Blick behaltet – nicht nur den Sticker-Preis, sondern auch Add-ons, Kontaktlimits und Vertragslaufzeiten.
Die Kosten reichen von 0 € (HubSpot Free, Zoho Free) über 14–29 € pro User für Mid-Range-Pläne bis zu 150+ € pro User für Enterprise-Lösungen. Die meisten KMU zahlen 15–30 € pro Benutzer und Monat.
Ja. HubSpot CRM Free bietet unbegrenzte Kontakte und grundlegende CRM-Funktionen ohne Zeitlimit. Zoho CRM Free ist für bis zu 3 Benutzer kostenlos. CentralStationCRM hat einen kostenlosen Starterplan.
In der Regel ja. Die meisten Anbieter gewähren 10–20 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung. Bei Pipedrive spart ihr z. B. ca. 17 % gegenüber der monatlichen Zahlung. Der Nachteil: Ihr bindet euch für 12 Monate.