CRM mit KI 2026: Was die KI-Funktionen in welchem Tarif können

Fünf der sechs von uns bewerteten CRM-Systeme bringen eigene KI-Funktionen mit: HubSpot (Breeze), Salesforce (Agentforce), Zoho CRM (Zia), Pipedrive (Pipedrive AI) und monday CRM (Sidekick und KI-Agenten). Bei CentralStationCRM ist keine eingebaute KI ausgewiesen. Der eigentliche Unterschied liegt in der Tarifbindung: Assistenten und Texthilfen gibt es teils schon gratis oder im Einstiegstarif, KI-Agenten, KI-Lead-Scoring und je nach Anbieter auch KI-E-Mails hängen an bestimmten Bezahltarifen und zum Teil an einem Verbrauchsguthaben.

Stand: 15. Oktober 2026 – Funktionen laut den Websites der Anbieter; Preise laut den deutschen Anbieterseiten, ob netto oder brutto, steht beim jeweiligen Betrag.

Was KI im CRM konkret kann

Die Anbieter beschreiben vor allem sechs Arten von Funktionen. Was davon in deinem Tarif enthalten ist, zeigt die Tabelle im nächsten Abschnitt.

• Zusammenfassungen: Der Breeze Assistant von HubSpot soll unter anderem „summarize CRM records“, Salesforce wirbt mit „KI-generierte[n] Zusammenfassungen mit einem Klick für jedes Konto, jede Opportunity, jeden Lead und jeden Kontakt“.
• Texte und E-Mail-Entwürfe: HubSpot hat einen „AI content writer“ und einen „AI email writer“ in den kostenlosen Tools; bei Pipedrive gibt es „AI email creation“ erst ab Premium.
• Assistent für Fragen an die eigenen Daten: Der Sales Assistant von Pipedrive beantwortet laut Anbieter Fragen zu deinen Daten, fasst Inhalte zusammen und legt Notizen an. monday beschreibt Sidekick als „intelligent context-aware AI assistant“.
• KI-Agenten: HubSpot nennt unter anderem einen „AI customer agent“, einen „AI prospecting agent“ und einen „AI data agent“, monday einen „Outreach caller agent“ und einen „Meeting prep agent“, Zoho „KI-Agenten für den Vertrieb“. Die KI-Linie von Salesforce heißt Agentforce.
• Prognosen, Scoring und Analysen: Zoho Zia bietet laut Anbieter KI-Prognosen, Anomalieerkennung und Abwanderungsprognose, Salesforce „Predictive Scoring“ und „Einstein Conversation Insights“, HubSpot KI-Lead-Scores.
• Datenerfassung: Für die Salesforce Starter Suite heißt es auf der Preisseite: „KI synchronisiert automatisch E-Mails, Ereignisse und Kontakte“. Pipedrive hat einen „AI import assistant“ und einen Visitenkartenscanner in der mobilen App.

Die sechs bewerteten CRMs: KI-Name und Tarifbindung

Sortiert nach BuddyScore. KI ist in unserem Bewertungsraster kein eigenes Kriterium; die Reihenfolge sagt also nichts über die Qualität der KI aus.

Anbieter (BuddyScore)	KI-Name	Ohne Aufpreis bzw. im Einstieg	An höhere Tarife gebunden	Guthaben / Add-on
Zoho CRM (7,9)	Zia	für die kostenlose Version keine KI ausgewiesen	KI-Agenten ab Professional; KI-Vertriebsassistent Zia ab Enterprise (40 € jährlich / 50 € monatlich pro Benutzer, zzgl. lokaler Steuern)	in unseren Quellen nicht genannt
Salesforce (7,9)	Agentforce	Starter Suite: KI-Synchronisierung von E-Mails, Ereignissen und Kontakten; KI-Umfang der Kostenlosen Suite nicht belegt	Core „mit integrierten KI-, Slack-, Tableau- und Agentforce-Fähigkeiten“, Advanced „mehr KI“, Max „vollständige KI-Suite Agentforce for Sales und Agentforce Coworker“	Add-on Agentforce for Sales ab 125 € pro Benutzer und Monat (Steuerangabe auf der Preisseite nicht gefunden); Max mit 2,75 Mio. Flex Credits pro Organisation und Jahr
Pipedrive (7,6)	Pipedrive AI	in allen vier Tarifen: Sales Assistant (beta), AI import assistant, KI-gestützte Berichte; kein Gratis-Tarif	KI-E-Mail-Funktionen und KI-Benachrichtigungen ab Premium (59 € jährlich / 79 € monatlich pro Nutzerprofil, exkl. MwSt.)	in unseren Quellen nicht genannt
HubSpot (7,5)	Breeze	kostenlose Version: Breeze Assistant, AI content writer, AI email writer	Agent Hub ab Starter; KI-Lead-Scores nur mit Marketing Hub Enterprise	HubSpot-Guthaben pro Monat: Starter 5.000, Professional 10.000, Enterprise 15.000
CentralStationCRM (7,0)	keine eingebaute KI ausgewiesen	–	–	Anbindung externer KI über n8n-Vorlagen und die offene API
monday CRM (6,8)	Sidekick, KI-Agenten	bei Basic führt die Preisseite keine KI-Credits auf	KI-Credits laut Preisseite ab Standard; KI-Agenten laut monday-FAQ ab Pro	Credit-Mengen je Tarif in unseren Quellen nicht belegt

Bei monday widersprechen sich die eigenen Angaben: Die Preisseite schreibt bei Standard, Pro und Ultimate „AI credits are included in this plan“, die FAQ zu den Agenten sagt „AI agents are included on monday CRM’s Pro plan and above“. Wenn du Agenten brauchst, plane deshalb mit Pro. Bei Zoho liegen die beiden KI-Bausteine in verschiedenen Spalten der Tarifmatrix; Details stehen in unserer Zoho-CRM-Bewertung. Wie Salesforce seine Tarife und die Agentforce-Stufen staffelt, erklärt die Salesforce-Bewertung.

Lead-Scoring: regelbasiert oder mit KI

Lead-Scoring bewertet Kontakte danach, wie wahrscheinlich ein Abschluss ist. Bei HubSpot gibt es zwei Stufen: Regelbasierte Scores, bei denen du die Kriterien selbst festlegst, sind ab Marketing Hub oder Sales Hub Professional enthalten. Scores mit KI setzen laut HubSpot-Hilfe ein Abo von Marketing Hub Enterprise voraus und brauchen eine Mindeststichprobe: „A minimum sample size of 50 contacts, containing 25 converted and 25 non-converted, is required to generate a score.“

Pipedrive führt in seiner offiziellen Liste der KI-Funktionen kein KI-Lead-Scoring. Salesforce nennt „Predictive Scoring“; ab welchem Tarif es verfügbar ist, konnten wir nicht belegen. Wer also im Einstiegstarif ein KI-Scoring erwartet, sollte das vor dem Kauf beim Anbieter klären.

Beta, Guthaben und andere Grenzen

• Beta-Status: Pipedrive schreibt: „Some AI features are currently in beta and available only to selected users.“ Das betrifft unter anderem den Sales Assistant. Aktivieren lassen sich Beta-Funktionen unter dem englischen Menüpunkt „Personal preferences > Beta program“. monday kennzeichnet in der Navigation „Sidekick Beta“ und „Agents Early Access“.
• Verbrauchsguthaben: Bei HubSpot laufen laut Anbieter „many AI features and agents“ über das HubSpot-Guthaben; was ein Kontingent von 5.000 im Monat in der Praxis abdeckt, hängt davon ab, welche Funktionen du nutzt. Auch monday arbeitet mit KI-Credits.
• Datenmenge: KI-Funktionen brauchen Daten. Belegt ist das HubSpot-Minimum für KI-Scores; bei Pipedrive können KI-Benachrichtigungen laut Hilfe erst erscheinen, wenn du das System einige Wochen nutzt.
• Kein Gratis-Tarif bei Pipedrive: Der Sales Assistant steht zwar schon in Lite, Pipedrive hat aber nur eine 14-tägige Testphase und keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.

Datenschutz bei KI-Funktionen

KI-Funktionen verarbeiten dieselben Kundendaten wie das übrige CRM. Für sie gelten deshalb dieselben Fragen nach AV-Vertrag, Datenstandort und Übermittlung in Drittländer, die wir im Ratgeber CRM DSGVO-konform durchgehen. Achte zusätzlich darauf, ob der Anbieter für KI eigene Bedingungen hat: monday verweist etwa auf eigene „monday AI Terms and Conditions“. Bei HubSpot gilt außerdem: Reine Gratis-Accounts, also auch der Breeze Assistant im kostenlosen Tarif, werden einem Rechenzentrum in den USA zugewiesen. Als Leseempfehlung eignet sich die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024.

EU AI Act: was für dich als Nutzer gilt

Die KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689), geändert durch den „Digital Omnibus on AI“ (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026), unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln, und Betreibern, die sie einsetzen. Wer die KI-Funktionen seines CRM nutzt, ist Betreiber.

• KI-Kompetenz (Art. 4), seit 2. Februar 2025: In der seit 27. Juli 2026 geltenden Fassung müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern; die englische Fassung stellt ausdrücklich klar, dass dies kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren muss. Praktisch heißt das: Wer im Team mit Breeze, Zia oder Agentforce arbeitet, sollte wissen, was die Funktion tut und wo ihre Grenzen liegen.
• Transparenz (Art. 50), seit 2. August 2026: Dass Menschen erkennen, wenn sie mit einem KI-System interagieren, müssen laut Abs. 1 die Anbieter sicherstellen. Für Kundenagenten und Chatbots im CRM liegt diese Pflicht also in erster Linie beim Hersteller.
• Hochrisiko-Regeln: Die Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten ab 2. Dezember 2027 und betreffen Bereiche wie Beschäftigung oder Kreditwürdigkeit. Ob ein konkreter Einsatz darunter fällt, klärst du im Zweifel mit einer Rechtsberatung.

Welche KI-Ausstattung zu welchem Bedarf passt

• Wenn du gratis Texthilfe willst: HubSpot weist als einziger der sechs KI-Funktionen im kostenlosen Tarif aus, die Daten liegen dann aber in den USA. Für die Kostenlose Suite von Salesforce ist der KI-Umfang nicht belegt.
• Wenn du einen Assistenten im günstigsten Bezahltarif suchst: Pipedrive bietet den Sales Assistant schon in Lite, als Beta und nicht für alle Nutzer freigeschaltet.
• Wenn du KI-Agenten einsetzen willst: HubSpot ab Starter, Zoho ab Professional, monday laut FAQ ab Pro; bei Salesforce über die höheren Suiten oder das Add-on Agentforce for Sales.
• Wenn du KI-Prognosen brauchst: Zoho Zia ab Enterprise oder Salesforce mit Predictive Scoring, dessen Tarifbindung du vorab erfragen solltest.
• Wenn du lieber eigene KI-Werkzeuge anbindest: CentralStationCRM verweist auf n8n-Vorlagen und die offene API.

Außerhalb unserer Bewertung wirbt etwa Freshsales mit „intent scores from Freddy AI“ und „deal recommendations by Freddy AI“; einen BuddyScore hat Freshsales bei uns nicht. Wie die sechs Systeme insgesamt abschneiden, steht in der Rangliste der CRM-Anbieter.