CRM für Vereine 2026: Vereinssoftware, Gratis-CRM und Datenschutz

Ob ein Verein ein CRM oder eine Vereinssoftware braucht, hängt an den Aufgaben. Mitgliederverwaltung mit Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift ist der Kern von Vereinsprogrammen wie easyVerein, ClubDesk oder Campai. Ein CRM ist auf Kontakte, Kommunikation und Nachverfolgung ausgelegt – etwa für Spender, Sponsoren, Förderer oder Kooperationspartner. Kostenlos geht beides: ClubDesk Free verwaltet laut Anbieter bis zu 50 Mitglieder dauerhaft kostenlos, vier der sechs von uns bewerteten CRMs haben einen Gratis-Tarif, und Salesforce gibt gemeinnützigen Organisationen über sein Programm Power of Us 10 Lizenzen kostenlos.

Stand: 15. Oktober 2026 – Angaben laut den Websites der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

Mitgliederverwaltung oder CRM: der Unterschied

• Vereinssoftware bildet den Vereinsalltag ab: Mitgliederliste, Beiträge, Lastschriften, oft auch Buchhaltung, Rundmails und eine App oder Website für Mitglieder.
• CRM bildet Beziehungen ab: Wer hat wann gespendet, wer wurde wegen eines Sponsorings angesprochen, welche Zusage steht noch aus. Beitragseinzug und Vereinsbuchhaltung gehören nicht zum Kern.
• Open-Source-Lösungen wie CiviCRM richten sich laut Anbieter ausdrücklich an Non-Profits, verlangen aber eigenen Betrieb.

Steht bei dir die Mitgliederverwaltung im Vordergrund, ist eine Vereinssoftware der naheliegende Startpunkt. Ein CRM wird interessant, wenn Fundraising und Partnerpflege eine eigene Aufgabe sind.

Vereinssoftware und Open Source laut Herstellerangaben

Die Tabelle gibt wieder, was die Anbieter auf ihren Websites angeben. Wir haben diese Programme nicht bewertet, sie haben keinen BuddyScore; Preise nennen wir außer dem Gratis-Tarif von ClubDesk nicht, weil wir sie nicht geprüft haben.

Programm (Anbieter)	Ausrichtung laut Anbieter	Funktionen laut Anbieter	Datenstandort laut Anbieter
easyVerein (SD Software-Design GmbH)	„speziell für Vereine und Verbände entwickelt“	SEPA-Dateien für Lastschriften und Überweisungen, integrierte Serien-E-Mails, werbefreie App für alle Mitglieder	„Server in Deutschland“
ClubDesk (reeweb ag)	„ehrenamtlich geführte Vereine jeder Größe“	Mitgliederverwaltung, Vereinswebsite, Rechnungen und Buchhaltung, SEPA-Lastschriften; ClubDesk Free bis 50 Mitglieder dauerhaft kostenlos	Rechenzentrum in der Schweiz
Campai (campai GmbH)	Vereine und Verbände	„CRM für Mitglieder & Kontakte“, Beitragsverwaltung, digitale Ausweise, Buchhaltung	nicht angegeben
CiviCRM (Open Source)	„for non-profits, NGOs and advocacy organizations“	Massenmails über CiviMail; läuft in WordPress, Drupal, Joomla oder Backdrop	selbst oder bei einem Dienstleister gehostet
SuiteCRM (SuiteCRM Ltd, Open Source)	allgemeines CRM, Non-Profits nicht eigens genannt	Segmentierung und Marketing-Versand	selbst gehostet möglich

Open Source heißt lizenzkostenfrei, nicht kostenlos im Betrieb: Hosting, Updates und Sicherheit musst du selbst organisieren oder einkaufen. CiviCRM kennzeichnet die eigene Installation als „experts only“. Mehr zu Betrieb und Auswahl steht in unserem Ratgeber Open-Source-CRM.

Gratis-Tarife und Non-Profit-Programme der bewerteten CRMs

Die Reihenfolge entspricht dem BuddyScore. Wo wir ein Non-Profit-Angebot nicht geprüft haben, steht das so in der Tabelle – das heißt nicht, dass es keines gibt.

Anbieter (BuddyScore)	Dauerhaft kostenlos	Angebot für gemeinnützige Organisationen
Zoho CRM (7,9)	ja, 3 Benutzer	Guthaben, das bis zu 50 % der Abo-Kosten deckt; einmalig, fünf Jahre gültig; Nachweis über ein TechSoup-Token
Salesforce (7,9)	ja, Kostenlose Suite für bis zu 2 Nutzer:innen	Power of Us: 10 Nonprofit-Cloud- oder Sales/Service-Cloud-Lizenzen kostenlos, weitere Lizenzen rabattiert
Pipedrive (7,6)	nein, 14 Tage Test	nicht geprüft
HubSpot (7,5)	ja, bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte; reine Gratis-Accounts werden in den USA gehostet	nicht geprüft
CentralStationCRM (7,0)	ja, Starter: 3 Nutzer:innen, 200 Kontakte	nicht geprüft
monday CRM (6,8)	nein, 14 Tage Test	kostenloser Zugang für gemeinnützige Organisationen auf Antrag

Bei Zoho prüft der Anbieter den Nachweis bis zu zehn Werktage; Deutschland gehört nicht zu den Ländern mit direktem Nachweis, deshalb läuft er über TechSoup. Microsoft Dynamics 365, das wir nicht bewertet haben, bietet berechtigten Non-Profits laut Microsoft ermäßigte Preise.

Ein Wort zu HubSpot: Die Gratis-Version ist mit 1.000 Kontakten großzügig, reine Gratis-Accounts werden aber einem Rechenzentrum in den USA zugewiesen. Wenn dein Verein Mitgliederdaten in der EU halten will, passt sie nicht. CentralStationCRM sagt eine Speicherung ausschließlich in Deutschland zu und erreicht in unserer Teilnote Bedienbarkeit & Sprache die höchste Note im Feld (9 von 10) – der Gratis-Tarif endet aber bei 200 Kontakten. Details stehen auf unserer Bewertung von CentralStationCRM.

Datenschutz im Verein

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg hat die Pflichten in seinem Praxisratgeber „Datenschutz im Verein nach der DS-GVO“ (2. Auflage, Stand Juni 2020) zusammengefasst. Die wichtigsten Punkte daraus:

• Rechtsgrundlage: Daten, die für die Mitgliedschaft nötig sind, darf der Verein ohne Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für mehr – etwa Fotos auf der Website – braucht es eine gesonderte Einwilligung.
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: laut Ratgeber auch für kleine Vereine, weil die Verarbeitung „nicht nur gelegentlich, sondern regelmäßig stattfindet“.
• Auftragsverarbeitung: Speichert ein Dienstleister die Mitgliederdaten – also bei jeder Cloud-Software –, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Der Ratgeber enthält dafür ein Muster.
• Informationspflicht: Mitglieder sind „zum Zeitpunkt der Erhebung (z.B. im Mitgliedsantrag)“ zu informieren.
• Löschung: Das Muster im Ratgeber nennt zwei Jahre nach dem Austritt für Mitgliederdaten und zehn Jahre für die Beitragsverwaltung. Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) endet dort, wo eine Pflicht zur Aufbewahrung greift.

Einen Datenschutzbeauftragten muss ein Verein nach § 38 Abs. 1 BDSG benennen, soweit er „in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten“ beschäftigt. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragst du bei deiner Landesdatenschutzbehörde oder deinem Dachverband nach. Was ein Software-Anbieter liefern muss, erklärt unser Ratgeber CRM und DSGVO.

Beiträge und Spenden: Gläubiger-ID und Zuwendungsbestätigung

Wer Beiträge per SEPA-Lastschrift einzieht, braucht eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Sie wird laut Verfahrensbeschreibung der Deutschen Bundesbank (Stand 2012) nur online beantragt, auch Vereine sind antragsberechtigt, je Antragsteller gibt es eine Nummer, und die Vergabe ist gebührenfrei. Die Freischaltung kommt per E-Mail.

Für Spenden gilt: Abziehbar sind sie für den Spender nach § 50 Abs. 1 EStDV grundsätzlich nur mit einer Zuwendungsbestätigung, die der Verein „nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ ausstellt; für kleinere Beträge sieht § 50 Abs. 4 EStDV Vereinfachungen vor. Der umgangssprachliche Begriff „Spendenquittung“ meint dasselbe. Ob ein Programm Zuwendungsbestätigungen erzeugt, haben wir nicht geprüft – frag beim Anbieter nach, ob die Vorlage dem amtlichen Muster folgt.

So gehst du bei der Auswahl vor

• Aufgaben auflisten: Mitglieder, Beiträge, Spenden, Rundmails, Sponsoren – und wer im Vorstand womit arbeitet.
• Grenzen prüfen: ClubDesk Free endet bei 50 Mitgliedern, CentralStationCRM Starter bei 200 Kontakten, HubSpot Free bei 1.000 Kontakten. Alle Gratis-Grenzen der CRMs zeigt unser Vergleich kostenloser CRM-Systeme.
• Datenstandort und Vertrag klären: Frag nach Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bevor die ersten Mitgliederdaten im System landen.
• Non-Profit-Nachweis früh beantragen: Bei Zoho dauert die Prüfung bis zu zehn Werktage.
• Vorstandswechsel mitdenken: Lege Zugänge auf Vereinsadressen an, damit beim Wechsel im Vorstand niemand den Zugriff verliert.