Pipedrive einrichten 2026: Pipeline, Import, E-Mail-Sync und Automationen Schritt für Schritt

Pipedrive richtest du in sechs Schritten ein: Pipeline anpassen, Daten importieren, Aktivitätstypen anlegen, Postfach verbinden, Automationen bauen und Berichte in Insights einrichten. Wichtig vorab: Nicht jeder Schritt geht in jedem Tarif. E-Mail-Synchronisierung und Automationen gibt es erst ab Growth, zusätzliche Dashboards erst ab Premium. Testen kannst du Pipedrive 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.

Die Menüpfade stammen aus der englischsprachigen Pipedrive-Hilfe (support.pipedrive.com, abgerufen am 13. Oktober 2026). In der deutschen Oberfläche können die Punkte anders heißen; wir nennen deshalb die englischen Bezeichnungen.

Vorab: Welcher Schritt welchen Tarif braucht

Schritt	Lite	Growth	Premium	Ultimate
Pipeline anpassen, Import, Aktivitätstypen	ja	ja	ja	ja
KI-Importassistent, KI-Berichte	ja	ja	ja	ja
E-Mail-Sync und Tracking	nein	ja	ja	ja
Automationen	nein	ja	ja	ja
Zusätzliche Dashboards	nein	nein	ja	ja
KI-E-Mail-Erstellung	nein	nein	ja	ja
Preis pro Nutzerprofil/Monat, jährlich	14 €	39 €	59 €	79 €
Preis pro Nutzerprofil/Monat, monatlich	24 €	49 €	79 €	99 €

Pipedrive gibt seine Preise ausdrücklich ohne Mehrwertsteuer an. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Wer nach der Testphase mit Lite startet, kann die Schritte 4 und 5 also nicht umsetzen. Spiel in den 14 Testtagen deshalb genau die Schritte durch, die dein Team im Alltag braucht, und entscheide erst danach über den Tarif. Alle Tarifdetails und unsere Bewertung stehen unter Pipedrive: Preise und Test.

Schritt 1: Pipeline anpassen

Um eine Pipeline zu bearbeiten, öffnest du das Pipeline-Auswahlmenü und klickst auf das Stift-Symbol neben der Pipeline. Dafür brauchst du Rechte als „deal admin“. Neue Stufen fügst du mit „+“ ein, bestehende benennst du um oder entfernst sie mit „Delete Stage“.

Vorsicht beim Löschen: Laut Pipedrive werden mit einer Stufe auch die Deals gelöscht, die in ihr liegen („Deleting a stage will also delete the deals in that stage“). Verschiebe Deals deshalb vorher. Für Prognosen kannst du jeder Stufe eine Wahrscheinlichkeit geben oder sie pro Deal festlegen; die Angabe am Deal hat Vorrang. Praktisch ist außerdem die Rotting-Funktion: Deals, die zu lange in einer Stufe liegen, hebt Pipedrive nach einer von dir eingestellten Zahl von Tagen hervor. Wir empfehlen für den Start vier bis sechs Stufen, etwa „Qualifiziert“, „Termin vereinbart“, „Angebot gesendet“ und „Verhandlung“.

Schritt 2: Daten importieren

Den Import findest du über das Kontomenü: Tools and apps → Import data → Import from spreadsheet → „Get started“. Pipedrive nimmt XLS-, XLSX- und CSV-Dateien an. Die Spalten ordnet Pipedrive anhand ihrer Namen automatisch Feldern zu; was nicht erkannt wird, ordnest du selbst zu. In allen Tarifen hilft dabei ein KI-Importassistent. Unser Rat: Teste den Import zuerst mit einer kleinen Datei aus wenigen Zeilen und prüfe, ob Personen, Organisationen und Felder richtig ankommen, bevor du den vollständigen Bestand hochlädst.

Ein nützlicher Kniff: Enthält eine Zeile eine Person, ihre Organisation und einen Deal-Wert, legt Pipedrive alle drei an und verknüpft sie („Pipedrive will create and link all three“). So landen Kontakte, Firmen und offene Deals in einem Durchgang im System. Kommst du aus einem anderen CRM, exportiere die Daten dort als Tabelle; einen Direktimport beschreibt der Hilfeartikel zum Tabellenimport nicht.

Schritt 3: Aktivitätstypen anlegen

Aktivitäten sind in Pipedrive die Aufgaben rund um einen Deal – Anrufe, Termine, Nachfassen. Eigene Typen legst du unter Settings → Company settings → Activities → „+ Activity type“ an. Das dürfen nur globale Admins; möglich sind bis zu 1.000 eigene Typen. Halte die Liste trotzdem kurz, damit dein Team die Typen einheitlich nutzt und Auswertungen vergleichbar bleiben.

Schritt 4: Postfach verbinden (ab Growth)

Die E-Mail-Synchronisierung richtest du im Kontomenü unter Personal preferences → Email sync ein. Unterstützt werden Gmail bzw. Google Apps, Office 365/Outlook, Exchange (EWS) und IMAP. Mit dem Tracking siehst du, wann Empfänger eine E-Mail öffnen oder Links anklicken; du schaltest es pro E-Mail ein oder aus. Laut Pipedrive gilt aber: „The email sync feature is available on Growth and higher plans.“ Im Tarif Lite fehlt dieser Schritt also.

Schritt 5: Automationen bauen (ab Growth)

Automationen legst du über das Kontomenü an: Tools and apps → Automations → „+ Automation“. Auslöser sind Ereignisse – ein Datensatz wird hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht – für Deals, Personen, Aktivitäten, Leads, Organisationen und Projekte, außerdem Datums-Auslöser. Als Aktionen gibt es unter anderem „Create activity“ und „Send email“; E-Mails gehen dabei nur von der synchronisierten Adresse aus.

Ein typisches erstes Beispiel: Wenn ein Deal aktualisiert wird und die Bedingung „Stufe = Angebot gesendet“ erfüllt ist, legt Pipedrive automatisch eine Nachfass-Aktivität an. Einen eigenen Auslöser „Stufenwechsel“ listet die Hilfe nicht – du baust ihn über „aktualisiert“ plus Bedingung. Für Deals, die liegen bleiben, nutzt du statt einer Automation die Rotting-Funktion aus Schritt 1.

Schritt 6: Berichte und Dashboards in Insights

Insights macht aus deinen Daten Berichte, Ziele und Dashboards. Berichte baust du manuell oder lässt sie per KI aus einer Texteingabe erzeugen; beides gibt es in allen Tarifen. Einschränkung: „Only users of Premium and higher plans can create additional dashboards.“ Auch eigene Felder in Berichten nutzt du erst ab Premium.

Mobile App

Pipedrive gibt es auch als App. In allen Tarifen enthalten ist dort ein Visitenkartenscanner, mit dem du neue Kontakte unterwegs erfasst. Richte die App gleich mit ein, wenn dein Team unterwegs Kontakte erfasst.

Datenschutz-Kurzcheck

Pipedrive wurde 2010 in Estland gegründet und hat seinen Hauptsitz heute in New York; Rechtsträger sind die Pipedrive Inc. und die Pipedrive OÜ, dazu kommt ein Standort in Berlin. EU-Kunden werden laut Anbieter der EU-Region zugeordnet (Rechenzentren in Frankfurt und Dublin) – mit dem Vorbehalt, dass Firmenkonten in unterschiedlichen Rechenzentren liegen können. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich unter pipedrive.com/en/privacy/dpa abrufbar und sieht eine Übermittlung in die USA vor. An Zertifikaten nennt Pipedrive ISO 27001:2022, ISO 27701 und SOC 2 Type 2. Schließe den AVV ab, bevor du echte Kundendaten importierst; verantwortlich bleibt dein Unternehmen.

Fazit

Die Grundeinrichtung – Pipeline, Import und Aktivitätstypen – klappt in jedem Tarif. Für Postfach und Automationen brauchst du Growth (39 € jährlich bzw. 49 € monatlich pro Nutzerprofil, netto), für zusätzliche Dashboards Premium. Entscheide den Tarif deshalb erst, wenn du weißt, welche dieser Schritte dein Team wirklich braucht. Wie sich Pipedrive gegen eine breitere Plattform schlägt, zeigt HubSpot vs. Pipedrive; weitere Systeme findest du unter Pipedrive-Alternativen.

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