Pipedrive einrichten: In 30 Minuten zum verkaufsbereiten CRM
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Pipedrive ist für seine schnelle Einrichtung bekannt. Dieser Guide zeigt dir, wie du dein Pipedrive CRM in unter 30 Minuten startklar machst – von der Pipeline bis zur ersten Automation.
Schritt 1: Account und Pipeline einrichten
Nach der Registrierung landest du im Setup-Wizard. Der wichtigste Schritt: Definiere deine Pipeline-Stufen. Pipedrive erstellt eine Standard-Pipeline, die du unter Einstellungen → Pipeline anpassen solltest. Benenne die Stufen nach deinem tatsächlichen Vertriebsprozess und lösche überflüssige Stufen. Tipp: Weniger ist mehr – 4 bis 6 Stufen reichen für den Anfang.
Schritt 2: Kontakte und Deals importieren
Unter Import-Tool lädst du deine bestehenden Kontakte als CSV oder direkt aus einem anderen CRM. Pipedrive erkennt die Spalten automatisch und mappt sie zu den richtigen Feldern. Importiere gleichzeitig offene Deals, damit du sofort mit einer gefüllten Pipeline starten kannst.
Schritt 3: E-Mail verbinden und Aktivitäten planen
Verbinde dein E-Mail-Konto unter Einstellungen → E-Mail-Sync. Alle E-Mails werden automatisch den richtigen Kontakten und Deals zugeordnet. Aktiviere das E-Mail-Tracking für Öffnungs- und Klick-Benachrichtigungen. Erstelle dann Aktivitätstypen (Anruf, Meeting, Follow-up), die zu deinem Vertriebsprozess passen.
Schritt 4: Erste Automationen erstellen
Unter Automationen (ab Advanced-Plan) erstellst du zeitsparende Workflows. Starte mit diesen drei Basis-Automationen: Erstens eine automatische Follow-up-Aktivität, wenn ein Deal eine neue Stufe erreicht. Zweitens eine E-Mail-Benachrichtigung an den Teamleiter bei Deals über einem bestimmten Wert. Drittens ein automatisches Verschieben inaktiver Deals nach 30 Tagen in „Eingefroren“.
Schritt 5: Dashboard konfigurieren
Erstelle unter Insights ein Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen: Pipeline-Wert, Conversion-Rate pro Stufe, durchschnittliche Deal-Dauer und Aktivitäten-Statistiken. Pipedrive bietet vorgefertigte Report-Vorlagen, die du per Klick hinzufügst.
Nächste Schritte
Dein Pipedrive ist jetzt einsatzbereit. Lade als Nächstes dein Team ein, richte Berechtigungen ein und verbinde Integrationen wie Slack, Zoom oder Calendly. Mehr zu allen Features in unserem Pipedrive CRM Test.
Häufige Fehler bei der Einrichtung – und wie du sie vermeidest
Damit dein CRM von Anfang an sauber läuft, solltest du diese typischen Stolperfallen kennen:
- Zu viele Pipeline-Phasen anlegen. Pipedrive lebt von Übersichtlichkeit – 4 bis 6 Phasen reichen für die meisten Vertriebsprozesse völlig aus.
- Aktivitäten nicht konsequent pflegen. Die Stärke von Pipedrive ist das aktivitätsbasierte Verkaufen; ohne nächste geplante Aktivität bleibt ein Deal liegen.
- Die mobile App ignorieren. Gerade im Außendienst ist die App das wichtigste Werkzeug – richte sie direkt mit ein.
- E-Mail-Synchronisation vergessen. Ohne verbundenes Postfach landet die Korrespondenz nicht automatisch am Deal.
DSGVO-konform einrichten
Pipedrive hat seinen Hauptsitz in Estland (EU) und betreibt Rechenzentren innerhalb der EU – das ist datenschutzrechtlich ein Vorteil gegenüber reinen US-Anbietern. Schließe dennoch den AV-Vertrag ab und prüfe die Einwilligungs- und Löschkonzepte für deine Kontaktdaten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Pipedrive ist eines der am schnellsten startklaren CRMs: Die Basis-Pipeline steht in 15 bis 30 Minuten. Mit Kontaktimport, E-Mail-Sync und ersten Automatisierungen solltest du ein bis zwei Stunden einplanen.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert es, Pipedrive einzurichten?
Die Basis-Pipeline steht in 15 bis 30 Minuten. Mit Kontaktimport, E-Mail-Synchronisation und ersten Automatisierungen kommst du auf ein bis zwei Stunden.
Wie viele Pipeline-Phasen sollte ich anlegen?
Für die meisten Vertriebsprozesse reichen 4 bis 6 Phasen, etwa: Qualifizierung, Erstkontakt, Angebot, Verhandlung, Gewonnen/Verloren. Weniger ist hier oft mehr.
Gibt es bei Pipedrive eine kostenlose Version?
Pipedrive bietet keine dauerhaft kostenlose Version, aber eine kostenlose Testphase. Die Tarife starten bei ca. 14 €/Nutzer/Monat. Wer ein dauerhaft kostenloses CRM sucht, sollte HubSpot oder CentralStationCRM prüfen.
Kann ich meine Kontakte aus Excel importieren?
Ja. Pipedrive importiert CSV- und Excel-Dateien über einen geführten Import-Assistenten mit Feld-Mapping. Bereinige die Datei vorher von Dubletten.
Ist Pipedrive DSGVO-konform?
Pipedrive sitzt in der EU (Estland) und betreibt EU-Rechenzentren, was datenschutzrechtlich vorteilhaft ist. Schließe den AV-Vertrag ab und richte Lösch- und Einwilligungsprozesse ein.
Lohnt sich die mobile App?
Ja, gerade für den Außendienst. Die App zeigt Deals, Aktivitäten und Kontakte unterwegs und erlaubt schnelle Notizen direkt nach dem Kundentermin.
