HubSpot CRM einrichten 2026: Anleitung in 7 Schritten mit Menüpfaden

Du richtest HubSpot CRM in sieben Schritten ein: Konto anlegen und Datenstandort klären, Zeitzone und Währung festlegen, Datenschutz-Einstellungen einschalten, Kontakte importieren, die Deal-Pipeline anpassen, dein Postfach verbinden und ein Dashboard anlegen. Für Zeitzone, Währung, Datenschutz, Import, Postfach und Dashboard nennt die HubSpot-Hilfe ausdrücklich alle Versionen; in der kostenlosen Version arbeitest du dabei mit der Standard-Pipeline. Was die kostenlose Version nicht kann: Workflows gibt es erst ab Professional, zusätzliche eigene Pipelines und Phasen-Automation ab Starter – und reine Gratis-Accounts werden in den USA gehostet.

Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.

Die Menüpfade stammen aus der englischsprachigen HubSpot-Hilfe (knowledge.hubspot.com). In der deutschen Oberfläche können die Bezeichnungen abweichen; wir nennen sie deshalb englisch.

Vorab: Was die kostenlose Version kann

Die kostenlose Version ist dauerhaft gratis und laut HubSpot auf bis zu 2 Benutzer und 1.000 Kontakte begrenzt. Enthalten sind unter anderem Kontaktmanagement, Deal-Pipelines, CRM-Import, ein Reporting-Dashboard, E-Mail-Tracking, Meeting-Planung, Live-Chat, Angebote, Formulare und die mobile App. Bezahlte Versionen beginnen mit Starter für 20 € pro Lizenz und Monat; ab Professional ist ein Onboarding Pflicht. Alle Preise und Rechenbeispiele stehen unter HubSpot Kosten.

Schritt 1: Konto anlegen und Datenstandort klären

Für die kostenlose Version brauchst du laut HubSpot keine Kreditkarte. Bevor du echte Kundendaten einträgst, solltest du den Datenstandort kennen. HubSpot schreibt: „Customers who only use free services will be assigned a data center in the United States.“ Neue zahlende Kunden werden dagegen anhand der Geolokalisierung ihrer IP-Adresse bei der Anmeldung einem Standort zugeordnet; für die EU ist das Frankfurt. Für die Migration bestehender zahlender Kunden nennt HubSpot keine Gebühr („There is no charge for this“). Wenn dir ein EU-Standort wichtig ist, kläre vor dem Start mit HubSpot, wie der Wechsel vom Gratis- in einen Bezahl-Account abläuft.

Schritt 2: Zeitzone und Unternehmenswährung festlegen

Die Zeitzone stellst du unter Settings > Account Defaults > General > Time zone ein, bestätigst mit „Yes, change time zone“ und speicherst. Die Unternehmenswährung findest du unter Settings > Account defaults > Currency > Actions > Edit company currency. Das geht in allen Accounts.

Mach das, bevor du Deals anlegst: In der kostenlosen Version rechnet HubSpot bestehende Deal-Beträge beim Währungswechsel nicht um. Mehrere Währungen parallel sind erst ab Starter möglich.

Schritt 3: Datenschutz-Einstellungen einschalten

Unter Settings > Privacy & Consent schaltest du den Schalter „Data privacy settings“ ein und bestätigst mit „Yes, turn on data privacy settings“. Das geht in allen Versionen; du brauchst Super-Admin-Rechte oder das Recht „Edit account defaults“.

Was der Schalter bewirkt, beschreibt HubSpot genau: Das Cookie-Banner wird eingeschaltet, und neu erstellte Formulare bekommen im Fußbereich einen Datenschutz-Abschnitt. Bestehende Formulare musst du einzeln von Hand anpassen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellt HubSpot öffentlich als „HubSpot Data Processing Agreement“ unter legal.hubspot.com/dpa bereit; er ist Teil der HubSpot Customer Terms of Service. Ob er auch reine Gratis-Accounts abdeckt, sagt die Seite nicht. Verantwortlich für den datenschutzgerechten Einsatz bleibst du als nutzendes Unternehmen.

Schritt 4: Kontakte importieren

Den Import startest du über Data Management > Data Integration > Import data (in der Navigation unter „More“) und wählst „Advanced imports (all objects)“. Alternativ nutzt du den Import-Button oben in der jeweiligen Objektliste, etwa bei den Kontakten. Der Import steht in allen Versionen zur Verfügung.

Im Zuordnungsschritt verknüpfst du die Spalten deiner Datei mit den HubSpot-Eigenschaften. Wichtig für Dubletten: „Email is the unique identifier for contacts“ – die E-Mail-Adresse erkennt bestehende Kontakte wieder; eine mitgelieferte Record ID hat Vorrang. Für Umsteiger aus anderen CRM-Systemen bietet HubSpot zusätzlich ein Self-Service-Transfer-Tool an. Prüfe vorher die Größe deiner Liste: Die kostenlose Version endet bei 1.000 Kontakten.

Schritt 5: Deal-Pipeline anpassen

Die Pipeline-Einstellungen liegen unter Settings > Data Management > Objects > Deals, Reiter „Pipelines“. Dort benennst du die Phasen der Standard-Pipeline nach deinem Vertriebsprozess und legst für jede Phase eine Wahrscheinlichkeit fest. HubSpot nutzt sie für den gewichteten Betrag in der Board-Ansicht („Stage probability is used to determine the weighted amount shown in board view“). Voreingestellt reichen die Werte von 20 % (Appointment scheduled) bis 100 % (Closed won).

Mit der kostenlosen Version bleibt es bei dieser einen Pipeline: „A Starter, Professional or Enterprise subscription is required to create a custom pipeline.“ Das eigentliche Forecast-Tool gibt es erst ab Sales Hub bzw. Service Hub Professional.

Schritt 6: Postfach verbinden

Dein E-Mail-Konto verbindest du unter Settings > General > Email mit „Connect email account“. HubSpot unterstützt Gmail, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange und andere Anbieter über IMAP („Other mail provider (IMAP)“). Das Verbinden ist in allen Versionen möglich. E-Mail-Tracking mit Benachrichtigungen gehört laut HubSpot zum Umfang der kostenlosen Version.

Schritt 7: Dashboard anlegen

Berichte findest du unter Reporting > Dashboards. Beim Anlegen kannst du mit einer Vorlage starten; HubSpot kennzeichnet die Dashboard-Vorlagen derzeit als „(BETA)“. Ein Reporting-Dashboard ist in der kostenlosen Version enthalten. Wie viele Dashboards du insgesamt anlegen darfst, hängt laut HubSpot von deiner Version ab.

Was erst mit einer bezahlten Version geht

Laut HubSpot-Hilfe sind diese Funktionen an bezahlte Versionen gebunden:

Funktion	ab Version	Pfad bzw. Hinweis
Zusätzliche eigene Pipelines	Starter	Settings > Data Management > Objects > Deals > Pipelines
Phasen-Automation (Aufgabe anlegen, interne E-Mail-Benachrichtigung, Datensatz bearbeiten)	Sales Hub / Service Hub Starter	CRM > Deals > Board-Ansicht > Phase > „Automate“
Mehrere Währungen	Starter	Settings > Account defaults > Currency
Workflows	Professional	Automation > Workflows > Create workflow
Sequenzen	Sales Hub / Service Hub Professional	–
Forecast-Tool	Sales Hub / Service Hub Professional	–
Lead-Scoring	Marketing Hub / Sales Hub Professional	–
Custom Objects	Enterprise	–

Phasen-Automation in Starter ist bewusst schmal: Sie legt Aufgaben an, benachrichtigt intern oder ändert Felder. Eine automatische, zeitversetzte E-Mail an einen Kontakt ist damit nicht vorgesehen – dafür brauchst du Workflows oder Sequenzen ab Professional, und dort kommt das Pflicht-Onboarding hinzu.

Typische Stolperfallen

• Währung zu spät gesetzt: In der kostenlosen Version werden bestehende Deal-Beträge beim Wechsel nicht umgerechnet.
• Alte Formulare vergessen: Der Datenschutz-Schalter ergänzt nur neue Formulare.
• Kontaktlimit übersehen: Mehr als 1.000 Kontakte passen nicht in die kostenlose Version.
• Standort nicht geklärt: Reine Gratis-Accounts liegen in den USA.
• Automatisierung falsch eingeplant: Workflows gibt es weder in der kostenlosen Version noch in Starter.

Fazit

Die Grundeinrichtung von HubSpot gelingt mit der kostenlosen Version und ihrer Standard-Pipeline – solange zwei Benutzer und 1.000 Kontakte reichen und der US-Standort für dich vertretbar ist. Wer Automatisierung plant, sollte vorher wissen, dass Workflows erst mit Professional kommen. In unserer HubSpot-Bewertung steht HubSpot mit einem BuddyScore von 7,5/10 auf Platz 4. Wenn dir nach der Einrichtung Grenzen auffallen, findest du passende Systeme unter HubSpot-Alternativen.

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