CRM für Versicherungsmakler 2026: Maklerverwaltungsprogramm oder CRM?

Als Versicherungsmakler hast du zwei Arten von Software zur Wahl. Für den Vertragsbestand ist ein Maklerverwaltungsprogramm (MVP) gebaut: Bestandsführung, Datenimport von den Versicherern über den GDV-Datensatz oder BiPRO und die Courtageabrechnung sind dessen Aufgaben. Keines der sechs von uns bewerteten allgemeinen CRMs weist GDV- oder BiPRO-Funktionen aus. Ein allgemeines CRM taugt für Akquise, Termine und Wiedervorlagen, etwa im Nebenberuf oder als Ergänzung zum MVP. Egal, welches System du nutzt: Beratung und Gründe musst du nach § 61 VVG dokumentieren, soweit dafür nach dem Wortlaut Anlass besteht, Aufzeichnungen nach § 22 VersVermV anfertigen und Weiterbildungsnachweise nach § 7 VersVermV fünf Jahre aufbewahren. Weil Makler oft Gesundheitsdaten verarbeiten, gehört der Datenschutz zur Systemwahl.

Stand: 19. Oktober 2026 – Angaben laut den Websites, Nutzungsbedingungen und Hilfeseiten der Anbieter und dem Gesetzeswortlaut.

MVP oder CRM: wer macht was

Aufgabe	Maklerverwaltungsprogramm	Allgemeines CRM
Vertragsbestand führen	Kernaufgabe; assfinet beschreibt ams6 als „Bestandsführung, Vertrieb und Abrechnung in einem System“	keine Versicherungs-Bestandsführung ausgewiesen
Daten der Versicherer einlesen	GDV-Datensatz und BiPRO, je nach Programm und Versicherer	GDV oder BiPRO bei keinem der sechs ausgewiesen
Courtage abrechnen	laut assfinet „Vom Erstkontakt bis zur Courtageabrechnung“	nicht ausgewiesen
Akquise, Termine, Wiedervorlagen	je nach Programm	Kernaufgabe: Pipeline, Aufgaben, Erinnerungen
Weiterbildungsnachweise sammeln	je nach Programm	als Datensatz oder Anhang ablegbar, Speichergrenzen des Tarifs beachten

Entscheidend ist deshalb weniger der Funktionsumfang des CRM als die Frage, wo dein Bestand liegt. Liegt er im MVP, braucht das CRM vor allem eine saubere Abgrenzung, damit Kundendaten nicht an zwei Stellen auseinanderlaufen.

Wenn du beides nutzt, lege vorher fest, welches System die Stammdaten führt. Ein praktikabler Schnitt: Interessenten, Empfehlungsgeber und Termine leben im CRM, sobald ein Vertrag zustande kommt, wandert der Kunde ins MVP, und dort laufen Beratungsdokumentation, Bestand und Abrechnung. Ob ein MVP selbst Akquise-Funktionen mitbringt, ist von Programm zu Programm verschieden; assfinet etwa nennt für ams6 ausdrücklich auch den Vertrieb. Prüfe das, bevor du ein zweites System einführst.

Maklerverwaltungsprogramme laut Hersteller

Die folgenden Programme haben wir nicht bewertet, sie haben keinen BuddyScore. Preise nennen wir nicht, weil wir sie nicht geprüft haben.

• assfinet ams6: „Das Maklerverwaltungsprogramm ams6: Bestandsführung, Vertrieb und Abrechnung in einem System – für den eigenen Bestand ebenso wie für Geschäft über angeschlossene Vermittler.“ Und: „Vom Erstkontakt bis zur Courtageabrechnung – durchgängig, automatisiert und mit offenen Schnittstellen in den Markt.“ Der Hersteller hat eine eigene Seite zu BiPRO-Anbindungen.
• blau direkt AMEISE: „MVP AMEISE — Das Maklerverwaltungsprogramm für digitale Maklerunternehmen“. blau direkt nennt auf seiner Seite öffentlich Pakete und Preise.
• Weitere MVPs führt etwa der Versicherer Canada Life in einer Liste (Stand: 01/2026), darunter Professional works von DEMV, SMART ADMIN der Smart InsurTech AG, Xempus, Fonds Finanz, VEMA, Keasy (vfm) sowie INEX, IMA+ und IBePro von Inveda.net.

Die Canada-Life-Liste zeigt auch, welche Programme mit diesem Versicherer „BiPRO-Maklerpost“ und „BiPRO-Bestandsdaten“ nutzen: AMS hat beides, AMEISE nur die Maklerpost. Das ist die Liste eines einzelnen Versicherers, keine Marktübersicht. Welche Gesellschaften dein MVP anbindet, fragst du beim Hersteller nach.

GDV-Datensatz und BiPRO

Der Gesamtverband der Versicherer (GDV) beschreibt seinen Standard als „die GDV-Standards für die Datenkommunikation zwischen Versicherungsunternehmen und Vermittler – den GDV-Datensatz "VU-Vermittler"“. Er umfasst unter anderem „Bestand, Inkasso- und Schadeninfo“ und die „Vermittlerabrechnung“. Daneben steht BiPRO: Der Verein stellt laut eigener Angabe mit RClassic und RNext „zwei sich ergänzende Normgenerationen“ bereit und nennt „300+ Mitgliedsunternehmen“. Für dich heißt das: Der automatische Import aus den Versicherersystemen ist eine MVP-Funktion. Bei den sechs von uns bewerteten CRMs haben wir keine GDV- oder BiPRO-Anbindung gefunden; dort pflegst du Verträge von Hand oder per Datei-Import.

Pflichten mit Dokumentationsbezug

Die Erlaubnis kommt nach § 34d Abs. 1 GewO von der IHK: „Wer gewerbsmäßig den Abschluss von Versicherungs- oder Rückversicherungsverträgen vermitteln will (Versicherungsvermittler), bedarf nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen der Erlaubnis der zuständigen Industrie- und Handelskammer.“ Makler ist, wer „für den Auftraggeber die Vermittlung oder den Abschluss von Versicherungsverträgen übernimmt, ohne von einem Versicherungsunternehmen oder einem Versicherungsvertreter damit betraut zu sein“. Für Vermittler gelten unter anderem die folgenden Pflichten, die du mit jedem System abbilden musst:

Vorschrift	Was der Wortlaut verlangt	Was das System leisten sollte
§ 61 Abs. 1 VVG	soweit dafür Anlass besteht: nach Wünschen und Bedürfnissen befragen, beraten, „die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben“ und dies „nach § 62 zu dokumentieren“	Beratungsprotokoll pro Kunde und Vertrag
§ 62 Abs. 1 VVG	Informationen „klar und verständlich in Textform zu übermitteln“	Versand und Ablage der Dokumentation nachweisen
§ 15, § 16 VersVermV	Erstinformation „beim ersten Geschäftskontakt“, nach § 16 auf Papier oder unter Bedingungen auf einem anderen dauerhaften Datenträger	Zeitpunkt der Erstinformation festhalten
§ 22 VersVermV	„Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen.“	vollständige Kundendaten, darunter Name und Anschrift des Versicherungsnehmers
§ 34d Abs. 9 GewO	Weiterbildung „in einem Umfang von 15 Stunden je Kalenderjahr“, auch für unmittelbar mitwirkende Beschäftigte	Stunden pro Person und Jahr erfassen
§ 7 Abs. 2 VersVermV	Nachweise mit Datum, Umfang, Inhalt, Bezeichnung und Anbieter der Maßnahme; „fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten“	Nachweise mit Ablaufdatum archivieren

Auf die Befragung und Beratung nach § 61 Abs. 1 VVG kann der Kunde nach Abs. 2 nur „durch eine gesonderte schriftliche Erklärung“ verzichten, im Fernabsatz in Textform. Auch diesen Verzicht solltest du im System ablegen.

Gesundheitsdaten und Datenschutz

Wer Kranken-, Berufsunfähigkeits- oder Lebensversicherungen vermittelt, verarbeitet Gesundheitsdaten. Die gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung grundsätzlich „untersagt“ ist; die Ausnahmen, insbesondere die Einwilligung, regelt Abs. 2. Verantwortlich bist du als Makler, nicht der Softwareanbieter. Der Anbieter liefert Auftragsverarbeitungsvertrag, technische Maßnahmen und Angaben zum Standort. Einen deutschen Serverstandort verlangt Art. 28 DSGVO nicht, wohl aber den AV-Vertrag. Worauf du dabei achtest, steht im Ratgeber DSGVO-konformes CRM. Das ist keine Rechtsberatung.

Gerade wegen der Gesundheitsdaten wichtig: Reine Gratis-Accounts von HubSpot werden in den USA gehostet. CentralStationCRM nennt Rechenzentren in Deutschland, Zoho hostet EU-Kunden in Amsterdam und Dublin, HubSpot ordnet zahlende EU-Neukunden per IP dem Rechenzentrum Frankfurt zu.

Welches allgemeine CRM wofür

Die sechs Systeme bewerten wir in unserer Rangliste der CRM-Anbieter, für Makler zählen vor allem Preis, Datenstandort und Bedienung:

• Wenn du nebenberuflich vermittelst und kostenlos starten willst: Zoho CRM (3 Benutzer, Hosting in Amsterdam/Dublin), CentralStationCRM Starter (3 Nutzer:innen, 200 Kontakte, Rechenzentren in Deutschland) oder die Kostenlose Suite von Salesforce (bis zu 2 Nutzer:innen, Anmeldung mindestens alle 60 Tage). Die kostenlose Version von HubSpot (bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte) wird in den USA gehostet.
• Wenn ein MVP den Bestand führt und du eine Vertriebspipeline daneben willst: Pipedrive mit Automations ab Growth oder Zoho mit Workflow-Regeln schon in der Gratis-Version.
• Wenn dir Bedienung und deutsche Oberfläche wichtig sind: CentralStationCRM hat mit 9 die höchste Teilnote Bedienbarkeit & Sprache unter den sechs.
• Wenn mehrere Mitarbeitende Weiterbildungen nachweisen müssen: Achte auf Dokumentenablage und Erinnerungen, damit die fünfjährige Aufbewahrung nach § 7 VersVermV nachvollziehbar bleibt.

Wer Kontakte gratis verwalten will, findet die Grenzen aller Gratis-Tarife im Vergleich kostenloser CRM-Systeme.