Salesforce einrichten 2026: von der Kostenlosen Suite bis zum ersten Bericht

Salesforce richtest du in sechs Schritten ein: Firmendaten und Geschäftsjahr festlegen, Nutzer und Rechte anlegen, Objekte und Felder anpassen, Verkaufsphasen definieren, Duplikatregeln prüfen und Daten importieren, Berichte und Dashboard bauen. Starte dafür in einem echten Firmen-Org – zum Beispiel in der Kostenlosen Suite für bis zu zwei Nutzer:innen oder in der Starter Suite für 25 € pro Benutzer und Monat – und nicht in einem Trailhead Playground.

Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.

Die Menüpfade stammen aus der englischsprachigen Salesforce-Dokumentation und aus Trailhead (abgerufen am 13. Oktober 2026). Die deutsche Oberfläche wird laut Salesforce vollständig unterstützt („fully supported“), die Bezeichnungen können dort aber anders lauten. Die meisten Einstellungen findest du im Setup über das Suchfeld „Quick Find“.

Der richtige Einstieg

Variante	Kosten	Nutzer	Wofür
Kostenlose Suite	0 €	bis zu 2 Nutzer:innen; kein Ablaufdatum bei Anmeldung mindestens alle 60 Tage	produktiver Start für Einzelpersonen und Duos
Starter Suite	25 € pro Benutzer/Monat, monatlich oder jährlich	je gebuchter Lizenz	kleine Teams
Pro Suite	100 € pro Benutzer/Monat, jährliche Abrechnung	je gebuchter Lizenz	Teams mit mehr Funktionsbedarf
Trailhead Playground	–	–	nur zum Üben, nicht für den Produktivbetrieb

Ein Trailhead Playground ist laut Salesforce zwar ein Developer-Edition-Org, aber „specifically for Trailhead“ – gedacht zum Lernen, ohne Auswirkung auf deinen Produktiv-Org. Kundendaten gehören dort nicht hinein. Welche der folgenden Funktionen die Kostenlose und die Starter Suite im Einzelnen enthalten, weisen die von uns geprüften Seiten nicht aus; prüfe das in deinem Org, bevor du dich auf einen Schritt verlässt.

Schritt 1: Firmendaten, Sprache, Währung und Geschäftsjahr

Gib im Setup unter Quick Find „Company Information“ ein. Dort legst du das Gebietsschema (Default Locale), die Sprache, die Zeitzone und die Währung fest – für ein deutsches Unternehmen typischerweise Deutsch, die Zeitzone Berlin und Euro. Das Geschäftsjahr ist eine eigene Einstellung: Quick Find „Fiscal Year“. Lege beides fest, bevor du Daten importierst und Berichte baust.

Schritt 2: Nutzer, Profile, Permission Sets und Rollen

Neue Nutzer legst du über Quick Find „Users“ an; in der Kostenlosen Suite sind es höchstens zwei. Für die Rechte gibt es drei Bausteine, die oft verwechselt werden:

• Profil: Jeder Nutzer hat genau eines. Es regelt die Standardeinstellungen, etwa zugewiesene Apps, Record Types und Page Layouts.
• Permission Sets: Darüber vergibst du Objekt-, Feld- und Nutzerrechte. Ein Nutzer kann mehrere haben – so erweiterst du Rechte gezielt, ohne für jede Person ein eigenes Profil zu bauen.
• Rollenhierarchie: Wer höher in der Hierarchie steht, sieht die Datensätze der Personen darunter. Die Hierarchie erweitert Zugriffe nur, sie schränkt nichts ein.

Das Profil „System Administrator“ enthält Rechte wie „View All Data“ und „Modify All Data“. Vergib es nur an die Person, die das System tatsächlich verwaltet.

Schritt 3: Objekte und Felder anpassen

Die Standard-Objekte – Leads, Accounts, Contacts und Opportunities – passt du über Setup → Object Manager an: Objekt wählen, dann „Fields & Relationships“. Dort ergänzt du eigene Felder, etwa für Branche oder Vertragsart. Für Daten, die in kein Standard-Objekt passen, gibt es eigene Objekte (Custom Objects); ob deine Suite sie enthält, prüfst du vorher. Halte die Zahl eigener Felder am Anfang klein – jedes Feld muss später gepflegt, importiert und ausgewertet werden.

Schritt 4: Verkaufsphasen festlegen

Hier liegt eine häufige Verwechslung. Die Phasen selbst legst du im Object Manager an: Opportunity → Fields & Relationships → Stage. Dort vergibst du für jede Phase auch die Gewinnwahrscheinlichkeit („Probability“). Unter Quick Find „Sales Processes“ wählst du anschließend aus, welche der vorhandenen Phasen für einen bestimmten Opportunity-Record-Type gelten – neue Phasen entstehen dort nicht. Über Quick Find „Path Settings“ zeigst du den Verkaufsweg für das Objekt Opportunity anhand der Stage-Auswahlliste im Datensatz an.

Wie viele Phasen sinnvoll sind, hängt von deinem Vertrieb ab. Bilde nur Schritte ab, die du wirklich unterscheidest, zum Beispiel „Qualifizierung“, „Bedarfsanalyse“, „Angebot“, „Verhandlung“ und „Gewonnen/Verloren“.

Schritt 5: Duplikatregeln prüfen und Daten importieren

Prüfe vor dem Import die Regeln gegen Dubletten: Quick Find „Matching Rules“ und „Duplicate Rules“. Salesforce bringt Standard-Matching-Regeln für Business Accounts, Contacts, Leads und Person Accounts mit. Ob die zugehörigen Duplikatregeln in deinem Org aktiv sind, siehst du dort – aktiviere sie, bevor die ersten Datensätze ankommen. Für den Import selbst gibt es zwei Werkzeuge:

Werkzeug	Menge	Objekte
Data Import Wizard	bis zu 50.000 Datensätze auf einmal	Accounts, Contacts, Leads, Solutions, Person Accounts, Campaign Members und Custom Objects; CSV-Dateien
Data Loader	bis zu 150 Millionen Datensätze	auch Objekte, die der Wizard nicht kennt – etwa Opportunities

Wichtig für Umsteiger: Opportunities, also deine offenen Deals, stehen nicht auf der Objektliste des Import Wizards. Wer Deals mitnehmen will, plant dafür den Data Loader ein.

Schritt 6: Berichte und Dashboard

Im Reiter „Reports“ legst du einen neuen Bericht an. Zuerst wählst du den Report Type – in Salesforce ist das die Vorlage für die Datenquelle, nicht das Format. Danach entscheidest du dich für ein Format: Tabular (einfache Liste), Summary (Zeilen gruppiert) oder Matrix (Zeilen und Spalten gruppiert). Für den Start reicht ein Summary-Bericht, gruppiert nach Phase oder nach zuständiger Person. Aus mehreren Berichten stellst du dann ein Dashboard zusammen, das die Pipeline auf einen Blick zeigt.

Datenschutz: Vertrag, Datenstandort, AVV

Vertragspartner für Deutschland ist die salesforce.com Germany GmbH in München. Das Data Processing Addendum (AVV nach Art. 28 DSGVO) ist öffentlich als PDF abrufbar. Für Kundendaten bietet Salesforce die EU Operating Zone an, mit der sich Daten laut Anbieter „strikt innerhalb der EU“ speichern und verarbeiten lassen; einen Preis dafür nennt Salesforce nicht. Die Infrastruktur Hyperforce kostet laut Anbieter nichts extra. Welche Datenschutz-Einstellungen du im Setup zusätzlich aktivieren solltest, konnten wir in der Salesforce-Hilfe nicht prüfen. Verantwortlich für den rechtskonformen Einsatz bleibt dein Unternehmen.

Fazit

Die größten Stolpersteine beim Einrichten sind der falsche Einstieg (Playground statt Firmen-Org), Phasen am falschen Ort und der Import von Deals über den Wizard. Wer diese drei Punkte kennt, kommt mit der Kostenlosen Suite oder der Starter Suite zu einem arbeitsfähigen CRM. Wie Salesforce insgesamt abschneidet und was die höheren Stufen kosten, steht im Salesforce-Testbericht. Wenn dir die Einrichtung zu aufwendig wird, findest du einfachere Systeme unter Salesforce-Alternativen; wie ein anderes System den gleichen Weg geht, zeigt Zoho CRM einrichten.

* Affiliate-Link: Wir erhalten eine Provision, wenn du darüber bestellst. Auf die Bewertung hat das keinen Einfluss.