monday CRM einrichten 2026: Boards, Import und Tarifgrenzen

Wenn du monday CRM einrichtest, legt das System die Kern-Boards Leads, Contacts, Accounts und Deals sowie ein Activities-Board an. Du importierst deine Daten per Excel oder CSV, qualifizierst Leads und verschiebst sie zu den Contacts, verfolgst Deals in der Pipeline-Ansicht und richtest – je nach Tarif – E-Mails, Automatisierungen und Dashboards ein. Wichtig vorab: E-Mails im CRM und Automatisierungen gibt es erst ab dem Tarif Standard, das Sales Dashboard erst ab Pro.

Stand: 13. Oktober 2026 – Preise laut den deutschen Anbieterseiten; ob netto oder brutto, steht – soweit angegeben – beim jeweiligen Anbieter dabei.

Ausgangslage: 14 Tage Test, danach mindestens drei Plätze

monday CRM lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Einen dauerhaft kostenlosen CRM-Tarif gibt es nicht; kostenlosen Zugang erhalten laut Anbieter-FAQ nur gemeinnützige Organisationen auf Antrag. Nach dem Test buchst du ein Paket, und zwar mindestens für drei Benutzer: Im Auswahlfeld „Teamgröße wählen“ ist 3 die kleinste Stufe. Der günstigste Einstieg kostet damit 36 € pro Monat (3 × 12 €, Basic, jährliche Abrechnung) bzw. 54 € pro Monat (3 × 18 €) bei monatlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich Steuern. Kündigst du ein Jahresabo innerhalb von 30 Tagen nach der Zahlung, erstattet monday laut FAQ anteilig. Alle Tarife und Preise stehen auf unserer Anbieterseite zu monday CRM.

Prüfe vor der Einrichtung, welcher Tarif zu deinem Plan passt – einige Schritte unten setzen Standard oder Pro voraus:

Grenze laut Preisseite bzw. Hilfe	Basic	Standard	Pro
Aktive Kontakte und Deals	1.000	10.000	100.000
Arbeitsbereiche	1	3	15
Dashboards	1	5	50
Spalten pro Board	max. 5	nicht begrenzt ausgewiesen	nicht begrenzt ausgewiesen
Automatisierungen pro Monat	keine	250	25.000
Emails & Activities (Gmail/Outlook)	nein	ja	ja
Sales Dashboard	nein	nein	ja

Ultimate (früher Enterprise) hat laut Preisseite unbegrenzte Kontakte und Deals und einen individuellen Preis. Die Menünamen in den folgenden Schritten stammen aus der englischsprachigen Hilfe von monday.com; in der deutschen Oberfläche können sie anders heißen.

Schritt 1: Die Kern-Boards verstehen

monday CRM startet mit fünf vorkonfigurierten Boards: Leads für unqualifizierte Kontakte, Contacts für Ansprechpartner, Accounts für Firmen, Deals für Verkaufschancen und dazu Activities für Meetings, Anrufe und andere Aktivitäten. Die Kern-Boards und ihre Spalten lassen sich laut Hilfe weder löschen noch duplizieren. Du kannst sie ergänzen, solltest deinen Prozess aber um diese Struktur herum planen statt dagegen.

Leads kommen auf mehreren Wegen ins Board: manuell, über ein monday-Formular, per Excel- oder Google-Sheets-Import, über Integrationen mit Facebook, HubSpot und Pipedrive oder über den AI Lead Agent (englische Bezeichnung).

Schritt 2: Daten importieren

Für den Import gibt es zwei Wege (englische Menünamen):

• In ein neues Board: Profilbild → „Import Data“ → Excel.
• In ein bestehendes Board, etwa Contacts: Pfeil neben „New item“ → „Import items“.

Unterstützt werden .xlsx, .xls und .csv, nicht aber .xlsm. Im Import-Dialog ordnest du jeder Spalte deiner Datei über „Select column“ eine Board-Spalte zu und legst unter „Set duplicate behavior“ fest, wie mit Dubletten umgegangen wird; „Import Now“ startet den Import. Im Basic-Tarif sind höchstens fünf Spalten pro Board erlaubt – entscheide vor dem Import, welche Felder du wirklich brauchst.

Schritt 3: Leads qualifizieren und Firmen verknüpfen

Ist ein Lead qualifiziert, setzt du seinen Status auf „Qualified“ und klickst in der Spalte „Create a contact“ auf „Move to contacts“. Der Lead wird so zum Contact. Contacts und Accounts sind standardmäßig über die Connect Boards Column verbunden. Optional ordnet die Funktion „Account association“ Kontakte anhand der E-Mail-Domain automatisch der passenden Firma zu – praktisch, wenn du viele Ansprechpartner derselben Firmen importierst.

Schritt 4: Deals in der Pipeline führen

Im Deals-Board steht eine Pipeline-Ansicht zur Verfügung, in der du Deals nach Phasen siehst. Pflege bei jedem Deal mindestens Wert, erwartetes Abschlussdatum und Verantwortliche:n, damit Berichte später etwas aussagen. Meetings und Anrufe hältst du im Activities-Board fest, damit nachvollziehbar bleibt, wer mit wem gesprochen hat.

Schritt 5: E-Mails anbinden (ab Standard)

Die Funktion heißt Emails & Activities und setzt laut Hilfe den Tarif Standard oder höher voraus. Du verbindest Gmail oder Outlook und schreibst Mails direkt am Datensatz: Kartensymbol neben dem Item → Tab „Overview“ → „New email“. Im Basic-Tarif steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Schritt 6: Automatisierungen (ab Standard)

Basic enthält keine Automatisierungen. Standard erlaubt 250 Automatisierungen pro Monat, Pro 25.000. Wer monday CRM vor allem wegen automatischer Erinnerungen oder Statuswechsel einsetzt, kalkuliert deshalb nicht mit 36 €, sondern mit mindestens 51 € (3 × 17 €, Standard, jährlich) bzw. 75 € (3 × 25 €) bei monatlicher Abrechnung – jeweils pro Monat für drei Benutzer. Starte mit wenigen Regeln für wiederkehrende Handgriffe und beobachte, wie schnell das Monatskontingent schrumpft.

Schritt 7: Dashboard einrichten

Basic erlaubt ein einziges Dashboard, Standard fünf, Pro 50. Das vorgefertigte Sales Dashboard setzt laut Hilfe Pro oder höher voraus. In Basic und Standard baust du dir deine Übersicht deshalb selbst aus den Board-Daten zusammen.

Schritt 8: Datenregion und Auftragsverarbeitung

monday.com betreibt Datenregionen in den USA, der EU und in Asien-Pazifik, alle auf AWS. Die Region wählst du nicht selbst: Sie wird automatisch nach dem Standort der ersten Person gesetzt, die den Account eröffnet, und lässt sich nach Beginn der Datenspeicherung nicht mehr umziehen. Die EU-Region steht laut Hilfe für Enterprise-Pläne zur Verfügung sowie für Standard- und Pro-Pläne, die am oder nach dem 23. Januar 2023 angelegt wurden; Basic nennt der Artikel nicht. Nur bei Enterprise liegen alle Daten einschließlich der Speicher von Unterauftragnehmern in der EU. Der Hilfeartikel verwendet noch den Namen „Enterprise“, auf der Preisseite heißt die Stufe inzwischen Ultimate. Wenn dir der EU-Standort wichtig ist, kläre vor der Account-Eröffnung, ob dein geplanter Tarif in dieser Aufzählung steht – die Region wird beim Eröffnen festgelegt.

Ein Addendum zur Auftragsverarbeitung stellt monday öffentlich bereit. Vertragspartner ist die monday.com Ltd. in Tel Aviv, Israel. Den Vertrag nach Art. 28 DSGVO brauchst du in jedem Fall; verantwortlich für den Datenschutz bleibt dein Unternehmen.

Einordnung

monday CRM erreicht in unserer Bewertung Platz 6 mit einem BuddyScore von 6,8/10: Funktionsumfang 8 von 10, aber Preis und Transparenz nur 5, unter anderem wegen der Mindestteamgröße. Wie wir bewerten, steht unter So testen wir; die übrigen fünf bewerteten Systeme findest du in der Rangliste der CRM-Anbieter.

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